A:過去の日付で作ることは、おすすめできません。届出自体は今からでもできますが、効力は届出のあとにしか生じないからです。
36協定(時間外・休日労働に関する協定)は、労使で協定を締結し、厚生労働省令で定めるところによりこれを行政官庁に届け出た場合に、はじめて法定労働時間を超えて労働させることができる仕組みです(「労働基準法」第36条第1項)。つまり、時間外労働や休日労働をさせる「前に」、協定と届出が完了している必要があります。
届出前に残業をさせていた期間は、すでに労働基準法違反の状態です。あとから日付をさかのぼって書類を作成しても、この事実は変わりません。
●では、今からどうすればよいか?
まず、今すぐ正しい日付で36協定を締結・届出してください。今後の時間外労働については、これで対応できます。
届出前に行わせた残業については、違法状態だったことを認識した上で、割増賃金を正しく支払っているかを確認しましょう。未払いがあれば速やかに支払うことが必要です。
実際、届出日より前の期間を含む協定届を労働基準監督署に提出した場合、届出日前の期間は無効という取り扱いを受けます。私も窓口で「届出日前は無効」の印を押された経験があります。協定の対象期間を過去からの日付で書いても、届出前の残業が適法になるわけではないのです。
「知らなかった」、「うっかりだった」という事情は、違反の事実をなくすことはできません。しかし、発覚した時点で速やかに是正することで、その後の対応を誠実に行うことができます。
届出の更新忘れを防ぐには、毎年の更新時期をカレンダーに登録しておくことをおすすめします。
A:「過半数代表者」とは、その事業場で働く労働者の過半数を代表する人のことです。
36協定をはじめ、フレックスタイム制や変形労働時間制の労使協定を締結する際に必要になります(「労働基準法」第36条等)。
●選び方のルール(2つの要件)
(1)「労働基準法」第41条第2号に規定する監督又は管理の地位にある者(いわゆる管理監督者)でないこと
(2)投票・挙手等の方法による手続により選出された者で、使用者の意向に基づき選出されたものでないこと
これは「労働基準法施行規則」第6条の2第1項に明記されています。投票・挙手のほか、労働者による話し合い、持ち回り決議などの民主的な方法も認められています。
注意が必要なのは、使用者(会社)が「この人にしてください」と指名するのはNGということ。また、親睦会の代表が自動的に労働者代表になる、というのも適切ではありません。会社の意向が入った選出は、労使対等の原則に反し、その協定が無効になるリスクがあります。
さらに、選出の手続きに当たっては、「協定をする者を選出する」という目的を明らかにしたうえで実施することが必要です。何のための選出かを明示せずに「代表を決めておいて」では、要件を満たしません。
●過半数代表者になった人を不利益に扱うのはNG
「労働基準法施行規則」第6条の2第3項は、「使用者は、労働者が過半数代表者であること若しくは過半数代表者になろうとしたこと又は過半数代表者として正当な行為をしたことを理由として不利益な取扱いをしないようにしなければならない」と定めています。代表者になったから評価を下げる、配置転換する、といったことは認められません。
●会社側には「必要な配慮」が求められる
同条第4項は、「使用者は、過半数代表者が法に規定する協定等に関する事務を円滑に遂行することができるよう必要な配慮を行わなければならない」としています。社員から意見を聞くための時間や場所を確保する、必要な情報を提供する、といった支援が求められます。「選んだら、あとはよろしく」では足りない、ということです。
●休職者を過半数の計算に含めるかどうか?
休職中も労働契約は継続しており、「労働基準法」上の労働者であることに変わりはありません。そのため、原則として過半数の計算に含めます(厚生労働省の労働局解説等でも、「事業場のすべての労働者」とされています)。
ただし、休職中は職場に来ていないため、選出の手続きに参加させることが難しいケースもあります。書面で意思確認する方法など、休職者が適切に選出プロセスに関われるよう配慮することが望ましいです。
過半数代表者は、「頼みやすい人に形だけお願いすればよい」というものではありません。選出の手続きが適切でないと、せっかく締結した協定の効力が認められないこともあります。形式だけ整えるのではなく、実態を伴った選出を心がけましょう。