HRプロとはペーパーロジック株式会社は2023年8月8日、「大企業の紙脱却における実態調査」の結果を発表した。調査期間は2023年7月20日～21日で、従業員数1,000名以上の大企業で法務・経理・総務部門に所属しており、電子帳簿保存法改正への対応業務に事務を含めて携わっている111名より回答を得ている。本調査より、書類電子化の予定の有無やその理由、現状の課題感が明らかとなった。
書類の電子化、「全面的に予定」が6割超で「一部予定」が3割に
2022年4月、改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について抜本的な見直しが行われた。2023年12月31日までに行う電子取引については、「帳簿」や「領収書・請求書・決算書」などの電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できればよいとされているが、2024年1月1日からは保存要件に従った電子データの保存が義務となっている。各企業で電子データ化に伴う準備が求められている中、実際に大企業では、どの程度ペーパーレス化が進んでいるのだろうか。まずペーパーロジックは、「電子帳簿保存法改正の対応に伴い、スキャナ保存可能な過去のものも含めた書類の電子化を予定しているか」を質問した。すると、「全面的に予定している」が64％、「一部予定している」が30.6％で、合計94.6％が過去のものを含め書類の電子化を行う予定があるとわかった。
全面的に電子化する最多理由は「業務の効率化」と「DXの推進」
続いて同社は、「書類の全面的な電子化を予定している」とした回答者を対象に「その理由」を複数回答で尋ねた。すると、「業務の効率化」と「DXの促進」がいずれも70.4％で最多となり、次いで「セキュリティの強化」が47.9％だった。自由回答からは、「人件費削減のため」や「書類保管場所の削減のため」、「インボイス制度対応のため」といった声が聞かれたという。また、中には「紙と電子の両方を管理するよりは、電子データとして一元管理したほうがよいため」との声もあったようだ。
書類の一部電子化を予定する企業においては「領収書」や「契約書」が多数
続いて同社は、「書類の電子化を一部予定している」とした回答者に、「電子化を予定する書類の種類」を複数回答で尋ね、上位15項目をまとめた。その結果、「領収書」（67.6％）、「契約書」（64.7％）、「申込書」（50％）が上位を占めた。上位15項目以外にも、「伝票」や「契約稟議書」、「社内資料」、「入金全般書類」、「社史」などの項目に回答が集まったという。
「電子化は一部」とした理由に、6割以上が「社内での運用ルールが不確立」と回答
さらに、同社は「書類の電子化を一部予定している」とした回答者に対し、「電子化を一部のみで予定している理由」を複数回答で聞いた。すると、「社内全体での運用ルールを確立していないから」（64.7％）が最も多く、以下、「試験的に進め様子を見極めたいから」（41.2％）、「システム管理に手間がかかるから」（29.4％）が続いた。
電子化に伴う現状課題の上位は「コスト」や「リスク」、「人材の確保」
最後に同社は、「書類の電子化における現状の課題」を尋ねたところ、「システム管理のコスト」（50.5％）が最も多かった。以下、「セキュリティ漏洩のリスク」（44.1％）、「システムに詳しい人員の確保」（38.7％）が続いた。自由回答では、「新しい管理体制の整備」や「紙書類の分量が多い」などの声が聞かれたという。書類の電子化に伴う新たな作業コストやセキュリティ面が懸念されるほか、担当する人材や時間といったリソースの確保に悩む企業も多いことが見て取れる。
本調査結果から、「改正電子帳簿保存法」に対応するため、9割以上の大企業が過去の書類も含めた電子化を予定していることがわかった。また、現状の課題としては「システム管理のコスト」や「セキュリティ漏洩のリスク」などがあることもわかった。法改正に対応し、今後さらに企業が電子化を進めるためには、必要なシステムの導入や専門的な人員の確保が必要となるだろう。
