HRプロとは富国生命保険相互会社（以下、フコク生命）が、株式会社日立ソリューションズ（以下、日立ソリューションズ）の提供する文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」（以下、活文）を導入した。ペーパーレスの推進により、紙ベースの書類のデジタル化をはかり、セキュリティ面でも安全な文書管理および共有体制を整えていくという。
省スペース化と情報共有の効率化を実現
2023年に創業100周年を迎えるフコク生命は、2021年3月に予定されている内幸町本社オフィス（東京都千代田区）のリニューアルにともない、これまでの業務で発生した「紙ベースの各種書類の整理と管理」について課題を抱えていた。現状のままでは資料の共有が困難なうえに、移転後のオフィスでは保管スペースの大幅な削減も予定されていることから、ペーパーレス化に向けた取り組みを開始した。システムの拡張性と検索スピードという面から、日立ソリューションズが提供する「活文」を文書管理の基盤として採用。本システムは、利用者の役職や業務などに応じた「アクセス制御」により、セキュリティ対策も有効だ。さらに、抽出したテキストデータから必要な情報を検索できるため、インデックスの入力負担を減らし、文書が大量に増加してもスムーズにデジタル化が実施できるという。フコク生命は、本システムの利用により、紙ベースで保存していた「手続き書類」や「業務マニュアル」などをデジタル化し、「情報共有」と「オフィススペースの有効活用」につなげていく意向だ。紙書類の本システムへの登録と、廃棄・外部倉庫への保管により、2020年度中には約4,000万枚の書類のうち75％の削減目標を達成できる見込みだとしている。今後もペーパーレス化によって文書管理の質の向上を目指し、新型コロナウイルス感染症対策による在宅勤務をはじめとした「新しい働き方」を推進していく考えだ。
テレワークの導入など、働き方の選択肢を広げるために、ペーパーレス化の必要性を感じている企業も多いと考えられる。デジタル化するにあたり、どのようなシステムが自社にフィットするのかを検討してみてはいかがだろうか。
