「時間外上限規制」の管理を難しくさせているポイントとは？

日本企業には、諸々の制度改革が実施されるまでに時間的な余裕があるうちは切迫感が薄く、施行間際になってにわかに騒ぎ出すという傾向があります。今回もその例に漏れず、ということかもしれません。まずは規制の内容を確認しましょう。

この規制は、まさに企業の時間管理者泣かせで、管理体制の構築に時間を要します。まず、法定休日労働時間を「加算する規制時間」と、「加算しない規制時間」があります。そのため、管理者は両睨みで管理する必要があるのです。

「1ヵ月100時間未満まで」が認められる一方で、「複数月平均80時間以内」という点も管理を難しくさせている要因です。仮に、1ヵ月でも「100時間未満であるが80時間を超えた」という社員がいると、1年を通して2ヵ月から6ヵ月間、平均して80時間を超えないように、その社員の時間外労働を毎月毎月管理しなければいけません。

さらに、この上限規制は事業場の社員全員が守らないといけないので、社員一人ひとりの時間外労働についても日々の管理を徹底する必要があります。「結果的に上限を超過してしまった」では済まされないのです。そのため少なくとも1週間に1度程度はチェックをして、オーバーしそうな社員への対策を打たなければなりせん。

建設業において「早期の取組みが必要な理由」とその具体的事例

建設業ではその性質上、「元請け」と「下請け」の重層での受注である場合も多く、また、受注先からは休日や早朝・深夜での作業を求められがちです。上限時間が100時間超の労使協定も可能で、事実上「天井知らず」という現状からは、劇的な変化を遂げる必要があります。「時間外上限規制が始まれば元請け会社も無理を言わなくなるだろう」と期待する中小の建設会社もあります。しかし逆に、元請け会社が時間外上限規制を守るため、そのしわ寄せを下請け会社に押付けるようなことが起こるかもしれません。

また、2023年4月から、中小企業でも「月60時間超の時間外労働に対する割増賃金率」が、25％から50％に引き上げられました。それに対処するためにも、早急に時間外管理体制を構築する必要があります。

ここで、2022年から上限規制開始への対策を実施している企業の例を2つご紹介しましょう。

【事例1】A社（鉄道施設の電気設備の施工及びメンテナンス、従業員50名）

A社では、月による鉄道会社からの受注量の振れが大きく、納期が集中する月には時間外労働や休日労働が大幅に増加します。しかしながら、受注先の要請に答えることは至上命令であるところから、2022年4月より対策に着手しました。

●部署責任者に対する教育
毎月の責任者会議において「上限規制について」というテーマで、上限規制の内容、直行直帰時・出張時・手待ち時間等における労働時間と非労働時間の区別の仕方、時間外労働をする際の申請承認の手順の明確化とその厳正な実施、部下への指導方法等を教育しました。

●総務部で、部署ごとに社員一人ひとりの時間外管理表を作成
月中の動向を部署責任者に開示すると共に、月40時間、60時間、80時間超の時間外をした社員の原因説明と改善策提出を求めました。この際には、「そんなうるさいことを言うなら、仕事しないぞ」といった、総務部担当と現場責任者や営業責任者間で軋轢がしばしば発生しました。

その後の責任者会議で、前月の結果報告や軋轢の解消の方法、業務改善について話し合い、時間外の多い社員の人事異動までも含めた対策を協議しました。

以上の結果、45時間超は大幅に減り、しばしば見られた80時間超の社員はほぼなくなりました。

【事例2】B社（生産設備設置、従業員20名）

B社も年間の繁閑の差が大きく、また土日の休日出勤も恒常化しているため、

と定めた「年間カレンダー（年間労働時間2085時間）」を作成し、1年単位の変形労働制の導入の検討を進めました。

昨年から、その年間カレンダーに沿って各社員の時間外を計算し、年間20日の所定休日をどの時期に設定すべきかを協議しています。さらに、水曜日を会社休日とするため、各受注先への交渉も実施しました。これらにより、時間外時間の大幅削減の見込みが立ちつつあります。

建設業ですぐに実施すべき対策とは

計画的に取り組んできた企業もあれば、「さて、これからどうしたものか」と頭を悩ませている企業もあることでしょう。建築業の企業がすぐに実施すべき対策について、ポイントを絞って説明します。

●現場管理者に対する教育の実施

時間管理のキーマンは現場管理者です。ともすれば、管理すべき部下と同じ発想のままの現場管理者が、部下の意見に押されて法律の観点を逸脱した指導を行うケースも少なくありません。この層への教育が肝要です。

●社員一人ひとりの「時間外労働時間推移」の公開と対策実施

最近では、勤怠システムなど労務管理のDX化によって、時間外労働時間の把握は容易になっています。肝心なのはその情報をできるだけリアルタイムで現場に開示して、対策が必要な社員に対しては、月間の途中でも速やかに指導ができる体制を構築することです。

●全社的な対策の実施

上記の月内での対応のみでは、「モグラたたき」で終わってしまいます。各部署横断での情報交換と協力体制を敷いて業務を改善し、「業務のDX化」や「社員の多能化」を計画的に進めることが重要です。ただ、どうしても人員が不足する場合は採用せざるを得ません。

●「変形労働時間制」の採用検討

労働実態を見ながら「どうしたら採用できるのか」、「採用のメリットはどの程度あるか」等の観点から「変形労働時間制」の導入の可能性を検討することもおすすめです。

●受注先、元請け先への交渉

「時間外上限規制」が適用されることについて、受注先や元請け先に早期に訴え、受注の平準化にとどまらず、細部に渡っての具体的な業務改善（打合せ時間の効率化等）への交渉を継続して行うことが大切です。