1on1
「1on1」という対話手法がある。シリコンバレーにある多くの企業で行われていたが、近年では日本企業でも注目され、導入する企業が増えている。実際にどんなやりとりを行うのか、上手く進めるコツは何かなど、気になっている方も少なからずいるのではないだろうか。そこで、今回は「1on1」の進め方、成功のポイントなどについて解説していきたい。

「1on1」の定義や評価面談との違いとは?

まずは、「1on1(ワンオンワン)」の定義や注目されている背景から説明していこう。

「1on1」とは、上司と部下が定期的に1対1で行う対話、気軽なミーティングを意味する。部下から日々の業務での成功体験や失敗体験を聞いて、上司が適切にフィードバックしていけば、課題解決や人材育成につながりやすいということで関心が高まっている。

●「1on1」が注目されている背景と得られる効果

日本でも「1on1」が広がっている大きな要因は、労働人口の減少と流動化の加速だ。企業にとっては、優秀な社員をいかに引き止めておけるかが大きな課題だ。多様な働き方を志向する部下を把握し、それぞれとの関係性を深めていく手段として「1on1」が受け入れられているといえる。また「1on1」で得られる効果は大きく分けて5点ある。

・経験学習のサイクルが身に付き、メンバーの成長が促される
・上司と部下とのコミュニケーション機会が増え、信頼関係が構築される
・現場や部下に対する理解度が向上し、適切なマネジメントをしていける
・部下の中長期的なキャリア開発を支援できるとともに、適切な人材配置につなげていける
・部下のモチベーションを高められ、定着率の向上につながる

●評価面談との違い

評価面談も「1on1」も、上司と部下が1対1で話すという意味では変わりがない。ただ、その目的や実施方法、頻度には大きな違いがある。評価面談は、あくまでも部下の人事評価を本人に伝えたり、目標を管理したりすることが目的だ。そのため、半年に1回行うという企業がほとんど。一方、「1on1」は部下の課題や悩みを共有し、その内容にフィードバックをしてフォローアップしたり、成長を促したりすることが目的となる。今仕事がどんな状況か、悩みがないかに耳を傾けながら、部下が持つ能力を引き出したり、高めたりしていく場とも言い換えられる。1on1は短いサイクルで実施するのが理想的だ。また、対話の手法も全く異なっている。評価面談の話し手は上司である。それに対して、「1on1」は上司と部下が対等な立場で、オープンに話す。

おさえておきたい「1on1」の進め方

では、どのように「1on1」を進めていけば良いのか。必要な5つのステップを紹介しよう。

(1)目的の設定と周知

まずは、どういった目的で「1on1」を行うのかを設定するとともに、それを事前に部下に伝えよう。上司からいきなり「1on1を実施する」と切り出されたら部下は不安になってしまうはずだ。そのためにも、事前に「1on1」にはどんな意義や目的があるのかをしっかりと伝えておく必要がある。

(2)日時の設定

次にやるべきことは、日時の設定だ。「1on1」は部下のためであり、優先度を高くしたい。もし、どうしても都合がつかなくなってしまったとしてもキャンセルではなく、必ずスケジュールを再設定するように徹底しよう。

(3)当日のテーマと進め方の準備

「1on1」で話す内容に何か制約があるわけではないが、限られた時間を有効に活用するためにも当日のテーマを決めておき、それを部下に伝えておきたい。もし、部下から別のテーマを話したいと相談された場合には、そちらを優先するなど柔軟な対応が望まれる。また、アジェンダも事前に作成しておくと進行がスムーズになるだろう。

(4)実施と記録

いざ「1on1」を実施するとなると、部下は緊張してしまうものだ。最初は雑談から入るなど、リラックスできる雰囲気づくりに留意する必要がある。また、「1on1』は上司と部下が信頼性をより深める場でもある。そのため、部下が以前話した話を上司が忘れてしまい、再び聞いてきたら信頼関係どころではなくなる。やはり、「1on1」でどんなやりとりがあったかは記録し、お互いに齟齬がないようにしておくことが大切だ。

(5)継続的に実施

誰もが最初から「1on1」の達人というわけにはいかない。経験を重ねていくなかで、どんなコミュニケーションをすれば良いかがようやく分かってくる。当然ながら、それに伴って対話の質も上がってくると言えるだろう。そのため、15分程度でも良いので、「1on1」を継続的に実施することを推奨したい。また、「1on1」を行ったら最後には振り返りの時間を持つことも重要だ。「どんな気付きがあったか」と部下に問いかけるだけでも、部下の意識が高まっていく。

「1on1」に適したテーマとは

次に、「1on1」を成功へと導くテーマについて解説していきたい。

●業務の進捗報告や仕事で感じたこと

まずは、部下の業務が今どんな状況にあるのか、何か問題がないかを聞いてみよう。もし問題が起きていたとしたら、その原因は何か、どうすれば解決できるかを話し合う。また、仕事を通じて感じたこと、良かったと思えることを聞くのも有益だ。

●成功や失敗の体験から学んだことやその学びの活かし方

部下が仕事上で成功したことは何か、どんな失敗をしたか、なぜ失敗をしてしまったのか、それらの体験から何を学び、今後にどう活かしていくかを話し合うのも良いテーマだ。気をつけなければいけないのは、上司が自分の意見や考えを部下に押し付けること。あくまでも部下が自分自身で何が正解かを考え、そこに辿りつけるよう手助けしていくのが上司の役割であると心得ておきたい。

●職場内の問題

職場に何か問題が起きていないか、最近様子が気になる同僚はいないかなど、職場の現状を聞くことで、必要な対策を早めに打ち出していけるだろう。

●部下の中長期的なキャリア

部下がどんなキャリアを思い描いているのか、どうすればそれが実現できるかなど、中長期のキャリアビジョンも育成やマネジメントにおいて重要なテーマだ。部下の希望や志向が理解できれば、適切な人員配置にもつなげていける。

「1on1」で起きやすい失敗例

「1on1」で起きやすい失敗例も紹介しておこう。

●準備不足により非生産的な時間が生まれる

目的の共有や事前準備が不十分であると、お互いにとって有意義な時間・生産的な時間にならなくなってしまう。下手をすると「雑談だけで終わった」「業務の進捗を確認しただけ」の時間になりかねない。貴重な勤務時間を割いて実施するのであるから、お互いに目的を理解し合っておくとともに、準備を万全にしておきたいものだ。

●育成につながらない話を上司がしてしまう

「自分ばかり話をしてしまう」、「部下の欠点ばかりを指摘する」といった「1on1」では、部下の育成にはつながらない。話し方や話の内容にも注意が必要だ。

●上司の聞き方が悪く信頼関係が築けない

「部下の話を途中で遮る」「全く関係のない質問をはさんでくる」など、聞き方に問題がある上司も少なくない。これでは、かえって信頼関係を失いかねない。あくまでも、「1on1」は部下のための場。どうしたら部下が本音を言いやすいかを考えなくてはいけない。

「1on1」を成功に導くための8つのポイント

最後は、「1on1」を成功させるポイントを8つに分けて紹介しよう。

(1)会社全体で1on1に取り組む

まずは、現場に任せきりにせず、会社全体で取り組んでいくこと。例えば、経営陣を巻き込むのも良いアイデアだ。経営陣も「1on1」に参加したり、社員にその重要性を伝えたりすれば、社内的にはインパクトがある。また、「1on1」を行う前にマネージャー向けに研修を行うのも有効だ。「1on1」に慣れていないマネージャーからすれば、心理的な負担を軽減できるだろう。

(2)部下に関心を持ち、タイプを把握する

部下は一人ひとり性格や考え方、悩みが違う。上司からすれば、ある程度は把握しているつもりかもしれない。しかし、「1on1」を行う前に再度それらを整理し直して、当日どんな話をすれば良いかを組み立てておくと、部下と良好な関係を構築していけるはずだ。

(3)傾聴や心理的安全性を意識する

「1on1」の場で部下に適切なフィードバックを行い、成長へのきっかけを見出してもらうには、部下に自分の考えや悩みを素直に語ってもらう必要がある。部下が核心の部分を話してくれないと真の解決策を導けないからだ。ここで大切になってくるのが相手の話に最後までしっかりと耳を傾ける傾聴と、対話を通じて相手に気付きや行動を促すコーチングだ。この二つを意識しながら、「1on1」に臨むと部下は心理的な安全性を確保しやすくなる。

(4)継続的に実施しながら記録をつける

「1on1」は一度実施したら終わりというものではない。むしろ、定期的に実施して初めて効果が得られると言って良いだろう。また、部下の話を聞いているだけでも良くない。「ここがこう変わった」「どんな風に成長できたか」といったことを記録に残しておく必要がある。部下からしても、自分が成長していることを実感できると、仕事に対するモチベーションも高まる。それは組織全体の生産性向上にもつながると言って良い。

(5)「1on1」のネーミングを部下と一緒に決める

「1on1」の呼び名を決めるのも良い方法だ。「1on1」に対して親近感が増し、より気軽な気持ちで参加できる。部下と一緒にネーミングを考えてみるのもいいかもしれない。

(6)部下と一緒に時間を決める

参加意識を持ってもらうために、「1on1」の実施日時も部下と一緒に決めたい。本人の都合をできるだけ優先するという姿勢を見せると部下も嬉しいものだ。

(7)部下への自己開示を意識する

部下にオープンな気持ちで「1on1」に臨んでもらうためには、まずは上司が自ら心を開く必要がある。部下が話しやすい雰囲気を作り上げていくことが「1on1」では肝要だ。

(8)社内に「1on1」のコーチを置く

部下は性格も個性も多種多彩。どう部下の能力を引き出していけば良いかと悩む上司も多いことだろう。そこで、社内に「1on1」のコーチを置くことを勧めたい。アドバイスしてくれる人がいると上司も心強い。
部下が持っている能力を気づかせ、開花させる手段として定着しつつある「1on1」。キャリア開発を支援できる上に社内コミュニケーションを活性化することができる。ただ継続して実施しなければ、なかなかそのメリットは実感できない。そのため、中長期的な視点で取り組むことを心がけたい。「1on1」を上手に取り入れ、社員のパフォーマンスを最大化できる組織を作り上げていただきたいものだ。
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