いまや、「働き方改革」という言葉を聞かない日はありませんが、その最大の目玉といえば、残業の削減です。2019年4月から大企業で時間外労働の上限規制が始まり、その波はあっという間に中小企業にもやってきました。「ウチの会社は大丈夫」とタカをくくって、労働基準監督署から是正勧告されてはもう遅いのです。今回は、その時間外労働の上限規制の内容とその対策をどうすればいいのかを見ていくことにしましょう。

そもそも「時間外労働の上限規制」とはどのような内容か

2020年4月から中小企業にも適用される、時間外労働の上限とは以下の内容になっています。

(1)時間外労働の上限は、原則として「月45時間/年360時間」となっています。これは、休日労働は含まず、臨時的な特別の事情がなければ、上記の時間を超えて時間外労働をさせることができません。

(2)「臨時的な特別の事情」とは、たとえば大規模なクレームの対応であったり、ボーナス商戦に伴って業務が忙しくなる、納期が迫っている、などの事情であったりを指します。これまでは、その特別の事情があった場合は、事実上、時間外労働の上限はなかったのですが、2020年4月から中小企業にも上限が設定されることになったのです。その上限は、以下のとおりです。

・時間外労働は「年720時間以内」
・時間外労働と休日労働を合わせて「月100時間未満」、「2〜6カ月平均80時間以内」

この「2〜6カ月」というのは、「2カ月の平均で上限を超えていなかったとしても、6カ月の平均で上限を超えたらアウト(その逆もしかり)」という意味です。

(3)ちなみに、時間外労働のカウントの仕方は、法定労働時間をどれだけ超えているか、で判断されますので、たとえば会社の労働時間(所定労働時間)が7時間の会社の場合は、法定労働時間は8時間なので、1時間分は時間外労働になりません。

また、「自動車の運転の業務」や「工作物の建設等の事業」、「新技術、新商品等の研究開発の業務」などは2020年4月の適用外となっています。ご自分の会社が当てはまるのかどうかは、労働基準監督署に問い合わせるようにしましょう。

どのようにして時間外労働を減らしたらいいのか

最初に検討するべきは、業務の繁忙期を分析して、労働時間の調整ができるかどうかです。たとえば、「ウチの会社は月末が忙しい」とか、「ウチはお中元、お歳暮の時期が大変」とかいったイメージです。会社内の業務繁忙期がわかったら、「変形労働時間制」を適用できる可能性があります。変形労働時間制というのは、会社の労働時間を、1カ月や1年単位などに区切って調整することで、時間外労働の時間を減らそうという仕組みです。

また、「あそこの会社はフレックスらしい」というような言葉を聞いたことがあるかもしれませんが、「フレックスタイム制」というのも変形労働時間制の一種です。原則として、労働時間は1日8時間、1週間40時間の制限があります。業務が落ち着いている時期の労働時間を減らして、忙しい時に振り替えるといったイメージです。ですから、1カ月や1年を平均すれば原則の労働時間になる、ということですね。

そのほか、変形労働時間制にはいくつかのパターンがありますので、まとめてご紹介します。

(1)月末や月初めが忙しい…「1カ月単位」の変形労働時間制
(2)夏や冬など特定のシーズンが忙しい…「1年単位」の変形労働時間制
(3)直前にならないとどうなるかわからない…30人未満の小売業、飲食店などなら「1週間単位」の変形労働時間制
(4)子育ての真っ最中だったり、介護をしていたりする方が多い…フレックスタイム制

会社の繁忙期と上記の変形労働時間制を照らし合わせて、適したものを導入することで、時間外労働を減らすことが期待できます。「いやいや、ウチの会社はいつも忙しい」という場合は、業務のやり方を見直す必要があります。

「生産性を上げる」という言葉を聞くようになりましたが、それはどれだけ効率的にこれまでと同じ結果を出せるか、という考え方です。生産性を上げるには、「誰が」、「どの業務を」、「どれだけの時間で」やっているのかを棚卸することから始めます。業務の棚卸ができたら、次はどうやったら業務にかかっている時間を短縮できるかを検討していきます。たとえば、現場職の場合、現場が終わって会社で報告書を作成しているのであれば、タブレットやノートPCを貸与して現場や移動中に報告書を作成できるようにするなど、「時短」を意識した業務の改善を行います。タブレットの購入といった初期コストがかかる可能性がありますが、継続して払わなければならない残業代が減れば充分回収できるでしょう。

最後に、大切にしなければならないのは、減った残業代などのコストは「従業員に還元する」ことです。従業員の中には、毎月の残業代を見込んで生活費の設計をしている方も多いはずです。いくら「働き方改革」を推進しても、残業代が減って生活が苦しくなるようであれば、会社が「残業を減らそう」と決めたところで従業員の協力は得られないでしょう。ですから、時間外労働を減らして効果が出た場合、従業員にも賞与といった形で利益を分けることを約束し、会社全体が一丸となって取り組むことが必須となります。

ただ、いきなり変形労働時間制を導入するにも、どのように進めたらよいのかわからない方も多いと思います。その場合は、労務管理のプロであるお近くの社会保険労務士に相談されることをおすすめします。
山口善広
ひろたの杜 労務オフィス
社会保険労務士