従業員の移動時間の短縮や生産性の向上、ワークライフバランスの実現などの観点で、導入が進んでいるテレワーク。業種によっては導入が難しいケースがありますが、大企業はコロナ禍以前から働き方改革の一環でテレワークに積極的でした。中小企業は新型コロナウイルスの感染拡大を受け、導入する企業が一気に増えました。しかし、ICT環境が整備できていない、今までテレワークをしたことがなく導入に踏み切れない、いったん導入してみたものの運用が上手くいかずにすぐ取りやめてしまったという中小企業は少なくないでしょう。ここでは、中小企業のテレワークの実態から明らかになったメリットやデメリット、成功企業事例から繙く、導入時に気をつけるポイントを紹介します。
中小企業がテレワークを導入するには? メリット/デメリット、導入方法をわかりやすく解説

テレワークの現状

まず、テレワークの導入がどのくらい進んでいるのか、現状を見てみましょう。

総務省の「令和2年通信利用動向調査」の結果によると、テレワークを導入している企業の割合は47.5%と、前回調査から倍以上に増加しています。導入形態で最も多いのが「在宅勤務」であり、新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けたものと考えられます。

図表1:テレワークの導入状況

テレワークの導入状況

出典:令和2年通信利用動向調査(総務省)

従業員規模別にテレワークの導入割合を見てみると、企業規模が大きくなるほど、テレワークの実施率が高くなる傾向にあることが分かります。
特に中小企業では、テレワーク実施にあたっていくつか乗り越えなければならない課題があり、テレワークを導入できていない企業もあるようです。

図表3:<今回テレワークを実施していないと回答した企業>テレワークを実施できない理由 ※複数回答

<今回テレワークを実施していないと回答した企業>テレワークを実施できない理由

出典:中小企業のテレワーク実施状況に関する調査(東京商工会議所)

中小企業への調査結果では、テレワークを実施しない主な理由として、「テレワーク可能な業務がない」「出勤している人数が少ないと事業運営できない」ことが大半を占めています。

しかし、実際にテレワークを実施してみた企業へのアンケート結果によると、出社しないとできないと思われていた仕事も、テレワークで可能だと気付いた企業が半数を超えています。

図表4:緊急事態宣言下のテレワーク(在宅勤務)で新たに気づいたこと

緊急事態宣言下のテレワーク(在宅勤務)で新たに気づいたこと

出典:緊急事態宣言下のテレワーク(在宅勤務)で新たに気付いたこと-2020年11月(三菱UFJリサーチ&コンサルティング)

中小企業におけるテレワーク導入時の課題を解消することができれば、メリットを得られるのではないでしょうか。

「テレワーク」導入で生産性は向上するのか?

ここでは、中小企業が得られるテレワーク導入の効果を見ていきましょう。

まず、従業員側にとっては、通勤のストレス軽減、育児や介護との両立可能といったメリットがあります。

実際にテレワークを導入している企業の中で、従業員数300名以下の企業が特にメリットとして感じているのは、「従業員の通勤負担の軽減」「自然災害・感染症流行時等における事業継続性の確保」「家庭生活を両立させる従業員への対応・離職防止」などの項目でした。

図表5:テレワーク(在宅勤務)による効果 実際に生じた効果(企業規模別)

テレワーク(在宅勤務)による効果 実際に生じた効果(企業規模別)

出典:テレワーク(在宅勤務)による効果 A実際に生じた効果(従業員規模別) - 2020年11月(三菱UFJリサーチ&コンサルティング)

では、企業側にとって、どのようなメリットが期待できるのか、以下で整理してご紹介します。

コストを削減できる

従業員が出社せずに業務を行うことにより、通勤にかかる交通費や、執務スペースなどオフィスの管理コストを削減できます。実際にテレワークの導入を経て、オフィス面積を減らしたり、支店を廃止したりする企業も出てきています。

また、テレワークを実践する上で、紙ベースでの管理は向いていません。資料や書類を電子化し、社外からアクセスできる状態にする必要があります。電子化した結果、紙の保管スペースや、印刷コストの削減にもつながります。

優秀な人材を確保できる、従業員のモチベーションが向上する

従業員がテレワークという働き方を選択できることは、企業が遠方から優秀な人材を獲得できる重要な要素の一つです。働き方が多様化する今、雇用形態や働く場所が縛られているだけで、自社の魅力が一つ減ってしまい採用が難しくなります。

また、従業員のモチベーションが高まる効果もあります。働く場所に縛られないことで、ワークライフバランスを実現しやすくなるため、たとえば出産や育児、介護などが原因で離職することを抑えられるでしょう。

生産性の向上が見込める

テレワークの導入により、生産性の向上を期待できるケースもあります。従業員が通勤ストレスを感じずにスムーズに業務を進めることで、効率よく成果につなげられます。ただ、運用次第で生産性や効率性は上下します。

対面のコミュニケーションのほうが業務を進めやすい業種・職種の場合は、テレワークの導入によって生産性が下がる可能性もあることを知っておきましょう。コミュニケーションツールの導入によっては生産性を下げずに、テレワークが実施できることもあります。

「テレワーク」の課題はDXやコミュニケーションにあり

さまざまなメリットがあるテレワークですが、課題もあります。実際にテレワークを実施した企業が感じた課題を、調査結果から見てみましょう。

2020年11月に三菱UFJリサーチ&コンサルティングが発表した、2020年7月時点での「テレワーク(在宅勤務)で感じた課題(従業員規模別)」によると、従業員数300名以下の企業で、特に課題として挙げられているのが以下です。

●できる業務が限られている、紙の書類・資料が電子化されていない
●従業員同士の間でコミュニケーションが取りづらい
●テレワークできない従業員との間で不公平感がある、オフィスで勤務する従業員へのしわ寄せが生じている
●労働時間の申告が適正かどうかの確認が難しい
●情報セキュリティの確保が難しい
●評価が難しい

テレワークとオフィス勤務との間で不公平感やしわ寄せが生じる

テレワークを実施している従業員と、オフィスで勤務している従業員との間で、不公平感が生じることがあります。

株式会社ワーク・ライフバランス 取締役の大塚万紀子氏へのインタビュー(※)によると、「出社している従業員」のほうが不満の度合いが強いようです。テレワーク中の従業員は、通勤のストレスなく仕事ができ、体力的な負担も軽減されています。一方でオフィスに出社している従業員は、テレワーク中の従業員の事務作業までやらなければいけないといった業務負担の不満があるようです。

チーム体制や業務の振り分けなどを行い、誰か一人に負担がかからないようなチームにしていく必要があります。

出社する社員とテレワーク社員、業務負担の偏りと不満を解消するには(indeed採用お役立ち情報局)

勤怠管理が複雑化する

人事・労務担当者にとって懸念点は、勤怠管理でしょう。従業員がオフィスに出社して働いている分には、目の届く範囲で上司が把握・管理できます。しかしテレワークでは、従業員がどのくらいの時間働いていたのかを把握することが難しくなります。出社してタイムカードを通す管理方法を採用していると、テレワーク導入は難しいでしょう。オンライン上でも勤怠管理できるツールを導入するなどの対策を行い、適切な勤怠管理ができるようにしましょう。

セキュリティリスクが高まる

業務に必要な資料や顧客リストなどを、従業員がオフィスの外からアクセスして作業することで、情報漏えいのリスクが高まります。端末ごと紛失してしまったり、他者からの画面の覗き見にあったりすると、重要な情報が外に漏れ出てしまう可能性があります。

それだけでなく、通信環境が整っていない状態で、会社のシステムにアクセスすることで、マルウェアなどウイルス感染のリスクも高まります。セキュリティ事故は、どの課題よりも経営に悪影響をもたらします。本記事ではセキュリティ対策についても、後ほど詳しく見ていきます。

マネジメント・評価がしづらい

コミュニケーションが減ることで、特にリーダーやマネージャーは、マネジメントや評価がしづらくなると感じます。直接顔を見て指導したり状況を確認したりしづらくなることによって、業務の進捗管理や勤務態度の評価が難しくなります。

定期的にWeb会議で1on1を実施したり、業務の進捗管理などをタスク管理ツールで把握できるようにしたりするなど、工夫が必要になります。

テレワークの導入方法

このような課題がある中で、どのようなステップでテレワークを導入すればよいのでしょうか。いきなりテレワークを実施することは難しいため、一つひとつ課題を解消していく必要があります。

厚生労働省が公開している「テレワーク実施に役立つリーフレット」では、テレワーク導入の具体的なステップが解説されています。テレワーク導入には、実施に向けての検討のほか、「人事・労務制度の見直し」「ICT環境の整備」「試行導入」の3点が重要です。

【ステップ1】 テレワーク実施に向けての検討

テレワーク実施に向けて、まずは以下の3つの点について検討しましょう。

●テレワークを行う業務の切り出し
テレワークに適している業務を切り出します。ここでは、業務単位で整理して考えることが求められます。現状の業務の中で、「テレワークでもできる業務」「今はできないが、プロセスを変えれば実施できる業務」「実施できない業務(物理的操作を必要とする業務)」に切り分けます。

●実施対象者の選定
業務命令としてテレワークを命じる場合は、本人の希望も加味しつつ決定します。なお、正規雇用労働者、非正規雇用労働者と雇用形態で切り分けてテレワークの対象から除外することは、労働者派遣法等によって禁じられています。

●テレワーク実施にかかる費用負担
機器購入費、通信費、光熱費、消耗品購入費などについてはトラブルにならないようあらかじめ、規定を定めておく必要があります。労使でよく話し合いましょう。

これらの検討が進むことで、テレワークの中でもどの形態(在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務)を導入するのか検討できるようになります。

【ステップ2】ICT環境の構築

テレワークの推進にあたり重要なのがICT環境です。特に中小企業においてテレワーク導入時に課題となるのは、先ほど課題としてご紹介したとおり、コミュニケーションや勤怠管理などの環境整備です。

従業員同士のコミュニケーションを減らさずに業務を進めるため、積極的にコミュニケーションツールの導入してみましょう。チャットツールやWeb会議システムなどを使って、出社している従業員ともスムーズにやりとりできるようにします。勤怠管理もオンライン上で完結できるツールを導入してください。いずれも無料で利用できるツールもあります。

また、会社からパソコンを支給する場合は、情報漏洩やパソコン紛失といった対策のため、あらかじめセキュリティ対策がされたパソコンを貸与するようにします。

私用端末を利用して業務を行う場合は、ウイルス対策ソフトが入っているかなど、事前にセキュリティ対策が適切におこなわれているかを確認しましょう。セキュリティ対策の詳細については後述します。

【ステップ3】労務管理とルールの確認

テレワーク導入において欠かせないのが、労務管理とそれにまつわるルールの確認です。

●労働時間
テレワークでの労務管理についても、労働基準法を考慮してルールを定める必要があります。勤怠管理ツールや電子メールなどで始業・終業時刻を管理したり、専用のプレゼンス管理ツールで在席・離席の確認をしたりできます。

●安全衛生
テレワークでは孤独や不安を抱えやすい傾向にあります。定期的にオンラインで一対一で話す場や、チーム会議の場を設けるなどして、積極的にコミュニケーションを取るように心がけましょう。
また、テレワークはプライベートとの切り分けがしにくいため、長時間労働にならないように管理が必要です。メール送付の抑制、システムへのアクセス制限などをうまく活用し、長時間労働による健康障害の防止を図りましょう。

●評価・人事管理
先ほど課題としてもご紹介したとおり、テレワークでは働きぶりが見えにくいことから、オフィス勤務のみの評価項目のままでは、リーダーやマネージャーが人事評価しづらいとも言われています。そのため、従業員が懸念を抱かないように評価制度、賃金制度を設けることが好ましいです。評価方法の明確化や統一、新たにテレワーク向けの人事評価プロセスを導入するのも良いでしょう。

ステップ4. テレワーク試行導入・実施

テレワークを試行導入したら、実際にどのような効果があったか、以下の項目を元に評価を行います。

【定量評価項目】
1. 顧客対応
2. 残業時間
3. 情報処理(事務効率)
4. オフィスコスト
5. 移動コスト
6. 情報通信コスト
7. 人材確保

【定性評価項目】
1. 顧客満足度
2. コミュニケーションの頻度・質
3. ワークライフバランス(従業員満足度)
4. 業務の自律性
5. 情報セキュリティ意識の徹底度
6. 全体評価
参考:「テレワーク総合ポータルサイト」テレワークの導入方法(厚生労働省)

これらの項目を全体的に評価して、運用体制や導入範囲など、本格導入に向けたブラッシュアップしていくと良いでしょう。

テレワークの成功事例/失敗事例

テレワークを導入して成功した企業もあれば、失敗した企業もあります。それぞれの事例を見ていきましょう。

【成功事例】前年比 売上108%、生産性113%を実現-WORK SMILE LABO

株式会社WORK SMILE LABOは、従業員数が30名ほどの中小企業です。同社では、子どものいる女性従業員が、子どもの体調不良を理由に休みがちになっている点に着目し、テレワークを導入しました。

テレワーク導入時の課題として、「労務管理」「コミュニケーション」「情報セキュリティ」の3つが挙げられ、出退勤をクラウド管理に移行したり、月1回の全社会議を実施したり、情報セキュリティレベルを強化したりと対策を行いました。

そうした工夫の結果、イレギュラー時のみでなく、全社員でテレワークを実施できるような体制をつくることに成功。テレワーク導入の前年と比較して、残業時間40%減、売上108%、人時生産性113%という結果を得ています。

参考:テレワーク活用事例(総務省 テレワーク総合情報サイト)

【成功事例】従業員のモチベーションが向上-SAPジャパン

2020年2月から全社でテレワーク体制を導入し始めたSAPジャパンでは、従業員エンゲージメントを維持・向上させるために従業員サーベイを展開。年に計5回実施し、従業員のニーズや不安を抽出して解決策を実行していました。

具体的には、テレワーク導入による業績の変動を心配する声や、テレワークによる疲労感を訴える声などを受け、相談窓口を設置したり、社長からビデオメッセージを配信したりと、従業員の悩みや課題を解消する施策を実施。その結果、サーベイ実施の半年前と比べて、従業員エンゲージメント指数が10%増加しています。

参考:リモートワーク体制でも従業員エンゲージメントを向上させる方策(SAPジャパン 中堅中小企業の希望を実現するBlog)

【失敗事例】オフィス勤務よりも生産性が下がった

株式会社パーソル総合研究所が実施した調査結果によると「オフィス勤務の生産性を100%としたとき、テレワーク時の生産性がどのくらいか?」との問いに対し、全体平均で84.1%と、全体的に生産性の低下を実感している結果になっています。

総務省の「令和2年版情報通信白書」には、テレワークを実施したときの課題として、「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータがあった」「社内外のコミュニケーションに苦労した」「集中できる環境がなかった」といった回答が挙げられています。

こうした課題には、必要な書類やデータなどを社外からでも閲覧できるようにデータ化したり、VPNなどを使って社内システムにアクセスできるようにしたりと、ICT環境を整備する必要があります。

参考:令和2年版情報通信白書(総務省)

【失敗事例】セキュリティ問題が発生した

総務省が公開している、テレワークにおけるセキュリティトラブルの事例では、公衆無線LANを使って電子メールの送受信を行っていたところ、添付ファイルに書かれた機密情報が、いつの間にか競合企業に知られてしまったケースが挙げられています。

パスワードが設定されていない公衆無線LANや、ホテルに設置されたインターネット回線は、同時に利用している他者に通信内容を傍受される恐れがあります。パスワードが設定されていたとしても、なりすましの偽アクセスポイントによって傍受の可能性はあります。

対策としては、あらかじめファイルを暗号化して送受信を行ったり、VPNのような通信経路を暗号化するサービスを利用したりと、脆弱性対策を行う必要があります。

参考:テレワークセキュリティガイドライン 第4版(総務省)

おろそかにしてはいけないセキュリティ対策とVPN

失敗事例にもあったように、テレワーク導入にあたり、特に対策しておきたいのがセキュリティ対策です。

テレワークを導入し、労務管理も問題なく実施できていて、生産性が向上したとしても、情報漏えいやウイルス感染などが発生してしまっては、経営上の重大なリスクになりかねません。

総務省によるテレワーク導入を検討する企業向けに発行された「テレワークセキュリティガイドライン」では、テレワークを実現する方式として以下の6種類のパターンに分類されています。

図表7:テレワークの6種類のパターン

テレワークの6種類のパターン

出典:テレワークセキュリティガイドライン 第4版(総務省)

総務省「テレワークセキュリティに係る実態調査」によると、「会社支給PC端末」のみをテレワーク端末として使用している企業が全体の過半数を占めていることが分かっています。

参考:テレワークセキュリティに係る実態調査(1次実態調査)報告書 令和2年10月(総務省)

私用端末利用の場合、導入費用を抑えられる反面、セキュリティ対策が個人の知識やモラルに依存してしまい、不十分である可能性があります。外部への情報漏洩リスクを鑑みると、私用端末を業務に利用することは常にリスクと隣り合わせということを理解する必要があるでしょう。

なお、会社支給パソコンで業務を行う場合でも、総務省によるテレワークセキュリティガイドライン第4版では、インターネットの経路上での情報漏えい対策としてVPN接続が推奨されています。

情報漏えい対策に役立つ「VPN」

VPNとは、Virtual Private Network:仮想プライベートネットワーク)の略称で、インターネットトラフィックを暗号化し、インターネット上の住所であるIPアドレスと仮想ロケーションを非表示にする接続方法です。

テレワークにおいて、通信を暗号化するなどして機密情報を保護することが重要です。セキュリティ対策を行わないと、企業の個人情報や機密情報の漏洩や、改ざん、会話の盗聴、なりすまし、通信傍受といった危険性があります。

こうしたセキュリティリスクから、インターネット上のプライバシーやセキュリティを保護できるのがVPNなのです。

VPNは主に「暗号化」「トンネリング」「認証」という3つの技術が用いられています。

●暗号化
暗号化とは、盗聴やデータ改ざんなどを防止するためにデータを複雑に変換する技術です。トラフィックの暗号化により、万が一第三者から情報を盗まれたとしても、暗号化されているため読み取ることができません。

●トンネリング
トンネリングとは、インターネットを介したネットワーク同士を同一のネットワークのようにして接続する技術です。データ移動を「パケット」と呼ばれる断片に分け、新たなパケットに分ける「カプセル化」により中のデータを侵入者から見られないように保護します。

●認証
なりすまし防止のために、通信先が正しい相手かを確認する技術です。名前やパスワードなどのアカウント情報を照合して確認します。

VPNを活用することで、会社内と同等のセキュリティで接続できる状態をつくることができます。また、複数のデバイスから安全な通信で会社のシステムにアクセス可能になります。

なお、インターネット接続における最も安全な方法として、専用線があります。専用線は通信の世界では最もセキュリティリスクが低く、政府や企業などの重要な通信に用いられています。専用線は文字通り、物理的な専用線を敷いて一対一の通信を用意するものですが、高額な費用がかかることがデメリットです。

その代替案として利用されるのがVPNで、仮想ネットワークを敷くことにより複数の拠点からの通信が可能になるだけでなく、専用線と比較して費用を安価に抑えることができます。

まとめ適切な対策をおこない、テレワークを導入しよう

今回は、テレワークのメリット・デメリット、導入のステップ、成功事例・失敗事例を踏まえ、特にセキュリティ対策について解説しました。

ロイター通信社による調査によると、コロナ禍後もテレワークを実施すると回答した企業は約8割に上り、テレワークは働き方改革の一環として今後も継続されていくと予想されています。

テレワークの体制を整えることにより、産休・育休後の職場復帰や優秀な人材の確保、業務効率化の向上にも繋がります。安全なセキュリティ対策に努めながら、働きやすい環境づくりを構築していきましょう。

テレワークの導入は今からでも遅くはありません。本記事を参考にまずは検討を進めてみてはいかがでしょうか。
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