「従業員の能力不足」に対する企業の対応

「従業員の能力不足」の場合は、まず“何の能力が不足しているのか”を客観的に把握することがスタートになります。

業務を行う能力を客観的に判定する際、単に「グループ内で平均的な水準に達していない」、もしくは「従業員の中で相対的に低いレベルにある」という判断方法は避けましょう。従業員が複数いれば業務の遂行能力に個人差があるのは当然のことなので、業務の遂行能力を相対的に評価すると、最下位に位置する従業員を常にターゲットにすることになり、キリがありません。したがって、必要とされる業務の「重要性」や「能力の程度」、「企業が受ける不利益の程度」を具体的に浮かび上がるようにしましょう。

たとえば経理業務の場合、業務の内容として「伝票の作成」や「売掛金・買掛金管理」などいくつもの業務がありますが、“誰でもできる業務なのにケアレスミスが多い”、“比較的高度な能力が求められる業務であるものの、完成に時間がかかってしまい決済に支障が出る”というように、具体的な業務について分析を行います。

その上で、その従業員にヒアリングを行うのはもちろん、スキルアップのために教育の機会を設けることも重要です。その過程として、具体的な目標を設定して“どの程度クリアできているか”を上司が客観的に分析して従業員にフィードバックし、業務の遂行能力がどれだけ変化しているかを本人に共有しましょう。

それを行う目的は、最終的に解雇に至り、万が一、労使紛争に発展したときに、企業がその従業員に対して「教育をどれだけ行ったのか」の記録を提示し、解雇に至るまでの企業側の努力を示すことにあります。

「欠員を補うため、業務に特化した従業員を即戦力として中途採用したものの、入社後に業務の遂行能力不足が発覚する」ということもあり得ます。そのときも、企業側が従業員の遂行能力を客観的に把握し、それについて従業員と情報共有を行い、従業員に理解を求めるというのは同じです。そして、ある程度の猶予期間を設けて改善の機会を与え、それでも遂行能力が向上しない場合は、退職勧奨や解雇を検討することになるかと思います。

どちらにしても、拙速な解雇は避け、従業員とコミュニケーションを図り、話し合いをしていくことが労使トラブルを避ける重要なプロセスとなります。

では次に、「協調性の欠けた従業員」に対する対応について見てみましょう。

「協調性のない従業員」から企業を守るために

企業が円滑に運営されるためには、従業員同士がそれぞれの役割を認識し、お互いに協力し合って業務を遂行していくことが何より重要です。ただ、人間関係は常に変化していくものであり、最初は上手く協力関係が築けていたのに、協調性をなくしたり、反抗的な態度をとる従業員が出てくる可能性があります。

その時、企業側が取るべき最も大切な姿勢が「中立」です。多くのケースでは、反抗的な態度を取る従業員に対して上司が不満を持つため、どうしても「反抗的とされる従業員が悪者」になりがちです。しかし、企業側が表面に出ている印象だけで判断して、その従業員を排除するのはリスクが高いと言えるでしょう。

ここで大切なことが、事実確認です。たとえば、「上司がどんな業務命令を出した時に、従業員が反抗的な態度を取ったのか」という具体的な言動を記録しましょう。仮に一つひとつの言動が小さいものだったとしても、それを積み上げることで、従業員の態度に対する改善命令や指導、警告を行うことができるようになります。

そうした指導や警告にもかかわらず、従業員の態度が改善しない場合は、懲戒処分を検討することになります。そのためには、あらかじめ就業規則などで懲戒規定を定めて周知をしておくことが重要です。よく「就業規則はあるものの、従業員が開示を求めても企業がそれに応じない」と耳にしますが、就業規則は、その定めがあるだけでは効力はなく、従業員がいつでも見ることができる環境にあってはじめてその効力が認められます。

次に、従業員の懲戒処分を検討しますが、最初は「戒告」のような軽い処分がスタートとなります。いきなり「減給」といった重い処分にすると、その相当性が損なわれる可能性が高く、従業員からその不当性を主張されると、トラブルに発展しかねません。従業員を懲らしめるのではなく、改善を促すための懲戒処分であることを忘れないようにしましょう。

いかがでしょうか。

トラブルを抱えた従業員から企業を守るためには、「客観性」、「中立」といった姿勢が重要です。企業側が感情的になってしまわないよう、たとえば社会保険労務士といった第三者の意見を求めることも有効です。企業を適切に運営できるよう、従業員を適切に導くようにしたいですね。