第3回：押し付けられたと感じさせないために。「通常業務とは難度の異なるタスク」の指示で活用したいフェアプロセス＝公平さ

組織リーダーがメンバーに対し、通常よりも難度の高い業務・低い業務を命じることがある。ところが、異なる難度の指示に前向きな取り組み姿勢を見せない部下もいるものだ。そのような部下が多く存在する職場は、得てして活性度が低い傾向にある。しかしながら、この問題はリーダーが業務の指示方法に留意をすることで、改善できることも少なくない。今回は、組織活性化に寄与しやすい「難度の異なるタスクの指示方法」を考えてみよう。

高難度のタスク指示に「仕事を押し付けられた」と感じる心理

例えば、これまで補助的な仕事や定型的業務を与えてきた部下に対し、新規サービスの提案書作成など従前よりも高難度のタスクを命じることにしたとする。このようなとき、リーダーの中には部下に対して「今週中に○○の書類、作ってみて。よろしく！」などと指示を出すケースも散見される。

しかしながら、平易なタスクを通常業務としていた部下にいきなり「非定型的な仕事」、「専門性の高い業務」などを行わせようとすると、部下の心の中には大きな葛藤・抵抗感が芽生えがちである。その部下にとっては平易なタスクをこなして過ごすことが、日常になっているからだ。

平易な仕事に慣れた部下が厳しい条件で業務に当たることを要求されると、精神的に困難な状態に追い込まれやすい。その結果、「上司が自分の仕事を私に押し付けてきた」、「厄介な仕事は私にさせて、自分は楽をしようとしている」などとマイナス感情を抱く者も現れがちだ。このような状況では、新しいタスクに意欲的に取り組ませることなど望むべくもない。

同様の現象は、従前は創造的な仕事や非定型的業務を命じてきた部下に対し、「定型的な仕事」、「負担の少ない業務」などの低難度のタスクを行わせようとした場合にも散見される。その部下にとっては高度なタスクに取り組んで日々を過ごすことが当たり前のため、「何で私がこんな仕事をやらされるんだ」、「上司が私を軽んじるようになった」などのマイナス感情が部下の心に醸成されることがある。その結果、命じられた業務に身が入らないことも少なくない。

「事前の根拠説明」が前向きな行動を生む

それでは、難度の異なるタスクを命じる際には、どうすればよいだろうか。ポイントは事前に理由の説明を十分に行うことである。具体的には、「業務の目的は何か」、「なぜ任せるのか」、「その業務を通じて何を学んでほしいのか」など、業務を命じた根拠を前もって部下に丁寧に説明する。その結果、部下はリーダーの意図が理解でき、「そういうことなら、頑張ってみよう！」などと前向きな取り組み姿勢も期待可能になるものだ。

高難度のタスクを命じることには、部下の能力開発や成長促進という重要な目的があることが多い。挑戦の機会を提供してさまざまな困難を乗り越えさせることで、キャリアアップを期待しているわけだ。従って、この点について事前に十分な説明を受けていれば、「厄介な仕事は私にさせて、自分は楽をしようとしている」などのマイナス感情を抱くことも少ないだろう。

また、高難度の指示は、部下に対する信頼感・期待感の表れであることも多い。そのようなケースであれば、「君であれば安心して任せられる」などの指示の根拠を明確に表しておくことで、ピグマリオン効果（期待に応えようとする心理特性）も発揮されよう。

一方、低難度のタスクの場合には、部下の個人的事情に配慮した措置として命じられることがある。例えば、部下が育児や介護の問題などを抱えている場合に、家庭生活に割り当てる時間的・心理的余力を確保するため、一時的に業務負荷を軽減するなどのこともあるだろう。リーダーのそのような配慮を部下が事前に理解すれば、「何で私がこんな仕事をやらされるんだ」などのマイナス感情にさいなまれることはないはずである。

フェアプロセスが組織風土を変える

どんなに結論が自身に有利であったとしても、結論に至る過程に「公正さ」を感じないと人は好ましい行動を起こさない。これは “フェアプロセス理論” や “フェアプロセス” と呼ばれる概念の、大きな特徴のひとつである。

通常とは異なる難度のタスクを指示する場合、単にそのタスクを命じただけではリーダーの真意が部下に伝わることはない。そのようなとき、部下は業務開始に至るまでの過程を「フェアではない」と感じる。つまり、上司の意思決定のプロセスに「不公正さ」を感じ取るわけだ。このようなケースでは部下の心に納得感が醸成されにくいため、新しい仕事に意欲的に取り組むという前向きな行動を引き出すことが困難になる。

そのような業務指示手法が常態化している職場では、仕事に対するマイナス感情やリーダーへの不信感を抱くメンバーが多くなりがちだ。その結果、職場の雰囲気は沈滞化する傾向にあり、気持ちよく働くことなど到底叶わない。つまり、リーダーの業務の命じ方が、組織風土悪化の原因となっているわけである。

一方、難度の異なるタスク指示についてリーダーが「事前の根拠説明」を励行している組織では、リーダーの意思決定プロセスに部下が「公正さ」を感じ取りやすい。そのような職場では積極的な取り組み姿勢のメンバーが増加し、前向きな組織風土の構築が促進されるものである。

後ろ向きな業務姿勢の職場環境について、その原因を部下に求めるリーダーは多い。しかしながら、自身の業務指示の与え方を振り返ってみるのも、職場環境の改善に役立つものである。