就業管理を効率化し、遵法による労務管理を実現

社内向けシステムを“礎”にした
ユニークな製品コンセプト

三菱電機ビジネスシステムが提供している人事・総務トータルシステム「ALIVE SOLUTION」は、人事・給与・就業・ワークフローなどを統合的に管理できるシステムだ。 ちなみに製品名の「ALIVE」には、「この製品群を使うことによって、会社を生き生きと活性化させてほしい」という同社の想いが込められており、人事・総務部門だけでなく、社員全員が活用できるシステムであることが伺える。

ALIVE SOLUTIONは、人事・総務部門の業務の効率化や負荷軽減を実現し、ペーパーレス化による経費低減を図るだけでなく、会社に求められる労働基準法や安全衛生法などの法令遵守をサポートし、経営者が求める人事・総務部門の「戦略企画機能」を支援。

その製品群は、就業システム「ALIVE TA」、人事情報システム「ALIVE HR」、ワークフローシステム「ALIVE WF」、年末調整申告システム「ALIVE YA」、給与明細書配信システム「ALIVE PV」からなる。最初の製品が発売されたのはおよそ20年前。以来、ALIVE SOLUTIONとして幅広い業種・業態の企業に向けて約800社の導入実績がある。

最初の製品であるALIVE TAは、日々の勤怠入力・集計から改正労基法対応、36協定遵守、安全衛生まで、時代の要求に応じた適正な労働時間の把握による労務管理をさまざまな角度から支援するパッケージソフトウェアで、三菱電機ビジネスシステムが独自に開発し、社内で利用していたシステムを基に商品化したものである。

ユニークなのはその成り立ちだ。社内向けの就業システムが出来上がる前は、同社も他の会社と同じように、就業時間管理から給与計算までの一連の集計業務を手作業で行っていた。しかし、社員が全国拠点に分散していることもあり、いつも膨大な手間と時間を費やしていた。これを何とか効率化しようと、就業システムを自ら開発して導入し、人事・総務部門の当該業務は大幅に軽減された。

ただ、ここまでは他社でも聞かれる話だが、同社はこの就業システムを、当時はまだ珍しかったウェブベースで開発し、社内に導入したばかりのイントラネットに公開して、社員も自らの就業状況をいつでも確認できるようにした。このように就業状況を「見える化」したことで、単に作業の効率化だけでなく、就業時間管理に対する社員全員の意識を高める効果を図ったのである。その結果、同社では当時、年間でおよそ800万円のコスト削減を達成したという。こうした同社ならではの実績と経験が、就業システムのみならずALIVE SOLUTION全体の“礎”となっている。

きめ細かい機能で就業時間管理の
法令遵守を強力に支援

では、ALIVE TAは顧客企業からどのような点が評価されているのか。同社によると、まず挙げられるのは「勤怠情報をリアルタイムに集計・表示でき、社員の勤務状態をいつでも照会し検索できる」ことだ。この点はまさしくALIVE TAの製品コンセプトの中核でもある。最近ではとくに、勤務時間による時間管理だけでなく、労基法や36協定・安全衛生法に則った時間管理がなされているかといった、法令に遵守した労務管理へのニーズが非常に高まっているという。ALIVE TAはそうした複雑な労務管理も行えることが、高い評価につながっているとしている。

具体的な機能としては、客観的な在場時間と就業時間を自動でチェックできる「差異リスト」、36協定・安全衛生法の条件に基づいて対象となる社員を抽出する「36協定管理表」、さらに「労働時間実績表」「有休管理表」などの管理帳票も就業実績に基づいてリアルタイムに集計することができる。

とりわけ、ALIVE TAの機能におけるきめ細やかさを象徴しているのは、例えば、差異リストにおいて時間外実績から一定時間を超過した社員に対してメールによる注意喚起を自動的に行う仕組みだ。注意喚起のメールは、36協定管理表で抽出条件の対象となった社員を持つ管理者にも自動送信される。こうしたきめ細かい機能に、就業時間管理の法令遵守を強力に支援するというALIVE TAの製品コンセプトが色濃く表れている。

ALIVE TAが顧客企業から好評を得ている点として、もう1つ挙げておくならば、「パッケージでありながら、顧客企業ごとの仕様に合わせて柔軟にカスタマイズできる」ことだ。時間管理項目・集計方法・帳票出力項目など、同社との綿密な打ち合わせを基にパラメータを設定でき、時間外管理も休暇管理も顧客企業ごとの就業規則に合わせた管理が実現できるとしている。このカスマイズにおいて同社の強みとなっているのは、約800社の顧客企業を持つ実績と経験である。さまざまなカスタマイズのノウハウを蓄積しているとともに、カスタマイズの経験が豊富なエンジニアが支援を行うことで、顧客企業は安心して同社にカスタマイズを任せるというわけだ。しかも導入時だけでなく運用時でも、そうしたニーズにきめ細かく対応しているという。

人事・総務トータルシステムとして
顧客ニーズに幅広く対応

きめ細かい機能やカスタマイズにも柔軟に対応することなどが大きなアドバンテージとなっているALIVE TAだが、さらにこれを生かすことができるのが、ALIVE SOLUTIONの製品群との連携による活用である。これに同社が提供している定評の高い給与計算システム「給与指南」を組み合わせれば、「企業における1日の業務を総合的に管理・サポートする情報システム環境が整う」のである。

同社としても「就業をはじめ、人事情報、ワークフロー、年末調整申告、給与明細書配信、そして給与計算をトータルシステムで提供できるのがALIVE SOLUTIONの大きな強みだ。しかも必要なものから導入していただき、順次連携させる製品を増やしていっていただくこともできる」と、顧客企業のニーズに幅広く対応できることを強調している。
中でも、社内申請・届け出・稟議などの文書化と承認・確認のワークフロー化が可能なALIVE WFは、自在のフォームデザイン機能により、社内システム構築ツールとしても活用できるので、これとALIVE TAを連携させれば、さらに幅広い業務に対応することができる。

同社では今後も、ALIVE TAの次期バージョンにおいてヘルスケア機能を強化したり、ALIVE SOLUTIONにおけるスマートデバイスの適用範囲の拡大、さらにはマイナンバー対応など、引き続き機能の拡充に努めていく計画だ。