採用選考全体を一元管理し、企業の採用活動を成功に導く

分かりやすい管理画面で応募者を管理・分析

イグナイトアイが提供する「SONAR（ソナー）」は、企業の採用活動を成功に導くために開発された採用管理システム。様々な応募経路からのエントリーデータを一元管理できる。直感的に操作でき、応募者への連絡や状況の分析、さらに効果的な動機形成を図ることを可能にしたまったく新しいシステムだ。

管理画面は、人事担当者向け「管理ページ」と応募者向け「マイページ」の2画面で構成されている。「管理ページ」ではホームページやナビサイト、説明会などのイベント、推薦・紹介など多岐にわたる応募経路から、エントリーした応募者を管理。エントリーした応募者に「マイページ」が自動発行される。選考のやりとりはすべて「マイページ」で完結し、応募者の状況に合わせて最適なコンテンツを表示させることができるのだ。

見える化・自動化で使いやすさを追求

「SONAR」の大きな特長は3つ。まずは、選考状況がグラフやフローチャートによってひと目で確認できる「見える化」だ。状況把握や分析が一目瞭然で、エクセルの膨大な集計作業から解放される。また選考フローが可視化され、採用担当者間の情報共有もスピーディー＆スムーズになる。リアルタイムに振り返りを行えば、問題点を即座に把握して手を打つことができるだろう。面接回数や内定までの過程といった選考フローも、応募者によってフレキシブルに変えられる。

次に「自動化」である。あらかじめ設定したルールに沿って、連絡メール等を自動送信。オペレーションにミスがなくなるほか、応募者への連絡スピードもアップして業務が大幅に効率・短縮化される。その分、面接枠を増やすなど他の業務に時間を割けるだろう。

そして最後は、使った分だけ支払うクラウド型のリーズナブルな料金体系だ。「SONAR」は、管理する応募者の人数によって料金が決まる月単位の課金制。料金一律が一般的な中、コスト面から導入をあきらめていた中小企業やベンチャー企業でも使いやすい。例えばインターン シップ期間中のみの短期利用や、8カ月・12カ月などのパッケージプランもある。月あたり数万円の支出ならば、新たなスタッフの雇用などと比較して安価だと導入に踏み切る企業も多い。

新卒と中途採用にワンパッケージで対応

これまで「SONAR」は新卒特化型サービスだったが、2015年3月から中途採用にも対応できるよう進化した。そもそも新卒採用は開始期間が一斉であり、一定のフローに沿って対応していくため、一度に多くの応募者を管理する必要があるが、中途採用は時期も様々で個別対応が基本なため、採用業務の性質が異なる。そのため通常は新卒用と中途用の二つのシステムが必要となり、コストも倍になってしまう。新卒・中途採用を一つのシステムで一元管理できることは、業務効率はもちろん、コスト面でもメリットが大きいのだ。

「採用」×「IT」のノウハウを融合させたサービスで300社を支援

イグナイトアイは、人材コンサルティングビジネスとITビジネス業界で豊富な経験・ノウハウを持つスペシャリストが集い、2013年に設立された。顧客数は設立からわずか2年間で300社にも上る。各業界における大手企業が名を連ねるほか、中小企業からベンチャーまで導入企業がクチコミで増え続けている。なぜそこまで短期間で顧客が増加しているのか。理由の一つに、2016年卒採用から選考スケジュールが大きく変わり、企業も学生の募集に多様なチャネルを設けることを模索し始めたことが挙げられる。各チャネルから獲得した応募者を一元管理する必要に迫られていることが、「SONAR」の利用企業が増加した要因と言えるだろう。

現在の顧客は、採用管理システムを初めて導入する企業と、他社システムから乗り換えた企業が半々だ。導入企業には、約1カ月かけてスムーズな導入を支援。約3回に分けてミーティングを行っている。初回は基本データの設定、2回目はフローチャートとマイページの作成、3回目は自動メール設定というのが平均的なパターンだ。毎回のミーティングで利用する機能をすべて設定するため、誰でも1カ月で使い始められるようになる。さらにアフターフォローも、ネットや訪問指導など企業の状況に応じてきめ細かく対応していく。

採用活動は企業にとって重要なミッションだ。しかし実態は、ITを十分に活用して効率を上げているとは言えない。採用担当者も20年で変わる場合が多く、ノウハウを蓄積して引き継げるシステムが必要だろう。「SONAR」は、そんなサービスを目指している。

導入企業の声から分かる高い満足度

「SONAR」で好評なのがメールの自動配信機能だ。事前に設定を行っておくと、それに沿って採用選考に関する連絡を自動で送ることができる。例えば説明会の動員について、エントリー後、1週間経っても未予約の応募者には自動的に促進メールを送る設定ができるため、未予約者を都度検索し、メールを送る必要がなく、エントリー後興味が薄れる前に接触機会を作ることができる。業務が効率化され、スピーディーに採用選考を進められるなど、多忙な採用担当者にとって、非常に大きなメリットと言えるだろう。
「SONAR」の導入後は膨大なエクセル作業がなくなり、何千枚という選考書類のコピー配布も不要。それまでは徹夜で行っていた面接資料の準備など、もはや過去の話だ。

「説明会や面接と、フローチャートに基づいてタイミングを逃さず次のステップに進める」、「誰が見ても把握しやすく、情報共有できるので早く手が打てる」、「集計や報告、そして確認などの無駄なタイムロスがなくなり、ストレスが減少した」、「画面を見ながら会議を進めればタイムリーかつスムーズ」、「新卒採用シーズンの残業続きから解放された」など、導入企業からはその使いやすさに感嘆の声が上がっている。効率化だけでなく担当者のモチベーション向上にも繋がっているのだ。