クラウドの活用で”社内にマイナンバーを残さない”

マイナンバー管理サービス

ラクラス株式会社

『収集』『保管』『廃棄』のライフサイクルを一括管理

マイナンバー制度の運用が始まると、企業は多くの負担やリスクを抱えることになる。特に従業員とその家族から集めたマイナンバーを、いかに安全に保管し、廃棄するか——そのためのシステムづくりや体制づくりは、企業にとって大きな課題となるだろう。

人事クラウドとBPOサービスのパイオニアとして業界を牽引するラクラス株式会社。同社が提供するマイナンバー管理サービスを活用すれば、マイナンバーに関わる業務負荷を大幅に軽減することが可能だ。

その最大の特徴は、”社内にマイナンバーを保管しない”仕組みにある。ラクラスでは、従業員から直接マイナンバーを収集。そして専用のサーバに保管して、不要になったら廃棄する。このように最初の『収集』の段階から、『保管』『廃棄』に至るまで、一連の業務プロセスをまとめて引き受けてくれるため、社内にデータが一切残らない。

またラクラスが預かるマイナンバーは従業員およびその家族のものだけではなく、社宅賃料や報酬支払先など人事部以外の部署が取り扱うものも含まれる。さらに給与計算や社会保険業務を外部に業務委託している場合は、給与アウトソーサや社会保険労務士などに当サービスを使ってもらうこともできる。クラウドであるからこそ、複数の組織が利用できるというわけだ。

効率的な収集を実現するワークフロー

ワークフロー

ラクラスのマイナンバー管理サービスは、単にマイナンバーを預かるだけでなく、収集まで代行することに大きな価値がある。では、どのようにデータを正確かつ効率的に収集するのか。その手段の一つがワークフローである。同社がクラウドで提供するワークフローを利用すれば、マイナンバー収集に要する工数を大幅に減らすことが可能になるだろう。

ワークフローによるマイナンバーの収集は、PCを持つ従業員と内定者が対象となる。PC保有者はまず初めにe - ラーニングを受講し、利用目的の明示を受けた上で、システムが出力する台紙に証明書類を添付して提出する。一方、PCを持たない従業員は、配布されるOCR（光学式文字読取）シートに記入。それをラクラス側が読み取り、保管する。

また、不動産賃料や報酬支払先に対しては、スマホやiPad等のモバイル端末を持参して入力してもらい、その場で本人確認を行うというインタフェースを準備している。

認証設定されたPC画面からマイナンバーを参照

次に、マイナンバーを安全かつ効率的に取り扱うための様々な利用方法を紹介する。

実際に利用する際は、認証設定された特定のPCの画面に社員番号を入力することで、その社員のマイナンバーを参照できるほか、複数の社員番号を入力したワークシートをアップロードすることで、マイナンバーが付加されたワークシートをダウンロードすることが可能だ。また、源泉徴収票等の税務帳票に記載するデータをアップロードすると、マイナンバーが付加された税務帳票のPDFファイルをダウンロードできる。

オプションとして、マイナンバーを付加した社会保障帳票のPDF出力、マイナンバーを付加した帳票印刷の代行、届出手続きの代行などもある。

内部に設置されたコールセンターなど
支援サービスも充実

ワークフロー

ラクラスのワークフローは、非常に使いやすいインタフェースを備えてはいるものの、インターネットでのやり取りだけでは処理を完結できないこともある。迷ったときに頼りになるのは、やはり質問できるサービス体制だ。そういう意味では、ウェブビジネスにおけるコールセンターの役割は非常に大きいと言える。ラクラスはコールセンターを社内に持ち、5万人以上の顧客からの問い合わせに日々対応。マイナンバーに関しても、同じコールセンターを活用し、さまざまな質問・問い合わせに迅速に答えてくれる。

その他にも、提出状況管理と未提出者に対する督促作業や、オプションサービスとして本人確認業務の代行など、顧客のニーズに合わせた様々な支援サービスを用意している。

また「マイナンバーに関する一切の処理を社内で行わない」という方針の企業に対しては、届出代行まで含めたフルBPOサービスを提案するという。