「勤怠管理」とは？

「勤怠管理」とは、企業が、従業員の日々の労働時間を正確に把握するための仕組みのことです。管理項目には「出勤日、欠勤日、休日出勤日」「始業・終了時刻、労働時間、休憩時間」「時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間」「有休取得日数・残日数」があります。

管理の対象となるのは、企業の規模・業種に関わらず、管理監督者以外の「雇用している全従業員」です。ここでいう「管理監督者」は、従業員の労務管理において一定の責任がある者（部長や事業所長、経営層の秘書など）を指し、経営に関わる業務を請け負っている従業員も含まれます。なお、2019年4月に改正された「労働安全衛生法」にて、管理監督者が「労働時間を適正に把握すること」が義務化されています。

「勤怠管理」のポイント

「勤怠管理」が重要な理由には、次のようなものがあります。

●法令遵守(コンプライアンス対策)

企業は従業員の過重労働を防止する必要があります。「労働基準法」における「法定労働時間（原則として、1日に8時間、1週間に40時間）」を遵守するためにも、正しく労働時間を把握しなくてはなりません。この考えを受け、2019年4月1日に改正された「労働安全衛生法」では、タイムカードやICカード、勤怠管理システムのような「客観的な方法」によって労働時間を記録し、３年間保管することが義務化されました。

●多様な働き方への対応

リモートワークや在宅勤務、副業・兼業など多様な働き方が広がっています。これら仕組みを導入するとともに、それぞれの働き方に対応した「勤怠管理」も必要となります。多様なワークスタイルをアナログな管理方法で正確に管理することは難しく、勤怠管理システム導入を後押ししています。

●正確で明瞭な給与計算

正しい労働時間の把握は、正しい給与計算の算出に不可欠です。コストカットに役立つだけでなく、透明性のある給与支払いにもつながります。なお、正確に労働時間を把握せず、「未払い残業代」が発生した際は、2年間さかのぼって後から支給しなければなりません。

●エンゲージメントや生産性の向上

「勤怠管理」によって、問題のある労働について早期の対策が打てれば、過重労働や訴訟といった企業トラブルを未然に防げる可能性が高まります。また、長時間労働を減らすことで、従業員の心身の健康維持し、企業や仕事へのエンゲージメント向上、効率のよい働き方による生産性の向上なども期待出来ます。

「労務管理システム」でできること

企業に取って重要な「勤怠管理」を、効率よく適正に行えるツールに「勤怠管理システム」があります。「勤怠管理システム」とは、勤怠管理の項目ある「出勤日、欠勤日、休日出勤日」「始業・終了時刻、労働時間、休憩時間」「時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間」「有休取得日数・残日数」等をシステム上で記録し、一元管理するシステムです。

「勤怠管理システム」の機能は、提供ツールによって異なりますが、概ね下記のようなことが実現できます。

●打刻機能

打刻の方法は複数あり、ツールごとにどの方法に対応しているかが異なります。例えば、パソコンやスマホ、ICカードのほか、チャットと連動して打刻するといった方法があります。また、不正に打刻されないよう、位置情報や生体認証を組み合わせて打刻するツールも存在します。

●勤怠申請・承認機能（ワークフロー機能）

残業や休暇などの申請から、上長の確認や承認といった一連のワークフローをシステム上で実行できます。打刻と申請が連動しているツールでは、例えば「深夜残業申請をしていなければ退勤打刻できない」ような設定も可能です。

●通知機能

打刻忘れや申請漏れなど、日々の勤怠処理でイレギュラーが発生した際に従業員にシステムが自動で通知します。また、残業超過が発生したり、未消化の有休が残っていたりした場合にも通知してくれるツールもあります。通知の方法はメールやSNSなどが一般的です。

●勤怠情報の集計機能

従業員の勤務時間や休暇取得情報をリアルタイムで集計し、自動で集計します。例えば、総労働時間、日時や週次、月次別の残量時間、深夜労働時間など詳しい状況を確認できます。

●シフト管理機能

シフトの申請から調整、作成、公開といった一連の業務に加え、シフトに応じた勤務表の作成もシステム上で一括して行なえます。勤務表を勤怠情報と連動させ、就業実態をリアルタイムに確認できるツールもあります。

●スケジュール管理

これまでの出社一辺倒から、テレワークやワーケーション、コワーキングスペースでの勤務などを組み合わせる企業が増えています。従業員の働き方が多様化すれば、スケジュール管理も複雑になります。スケジュール管理機能では、個人の予定をまとめて確認・管理できます。

「労務管理システム」選びのポイント

「勤怠管理システム」を選ぶ際、まずポイントとなるのが、導入・運用のしやすさやとコストです。システムの形態には大きく、インターネットを介してサービスを利用する「クラウド型」と、自社にシステム環境を構築する「オンプレミス型」があります。メリットとデメリットは次の通りです。

【クラウド型】

●メリット
・自社でザーバーを持たないため導入コストが安い
・システムの保守やメンテナンスを自社でしなくてよい
・システムの法改正対応もベンダーまかせでOK

●デメリット
・システムの高度なカスタマイズが困難
・月額で利用料（ランニングコスト）がかかる
・セキュリティレベルはサービス（ベンダー）に依存

【オンプレミス型】

●メリット
・自社の要求に合わせてシステムを構築できる
・セキュリティレベルを自社基準に揃えられる
・導入規模によってはクラウド型よりもコスト（導入／ランニング）を抑えられる可能性がある

●デメリット
・サーバーやシステム構築が必要で導入コストがクラウド型よりも高い
・導入までに手間と時間がかかる
・保守やメンテナンスを自社で実施しなければならない
・法改正の際は自社で対応しなければならない

どのタイプのシステムにするかが絞れたら、自社の勤務形態や雇用形態にマッチしているかを確認します。代表的なチェックポイントは次の通りです。優先順位を付け、妥協できる項目とそうでない項目を決めてからみていくとよいでしょう。

●打刻方式（PC／スマホ／ICカード等）
●カスタマイズ性
●勤怠管理以外の労務管理機能の有無
●他の人事システムとのデータ連携
●業務効率化につながるか
●サポート体制
●セキュリティ対応
●コスト感（導入／ランニング）

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