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採用ミスとはいわせない!輝く新入社員の育て方 09.報告はむずかしい

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2017年03月21日

こんにちは。

新卒社員の入社まで、あと10日です。

この時期になると、ジェックの新入社員研修にお申込みいただいているお客様企業から、「卒業できないと入社辞退がありました」などの連絡が入ります。

ご苦労されて採用をしてきたお客様には、忸怩たる想いがおありだと思います。

そのような知らせがお客様からジェックに来ないでほしいと、祈るばかりです。

 

 

◆新入社員にとって、報告は難しい

 

新入社員が現場で悩むことの一つに、「報告」があります。

一つ目は必要なことを報告せずに、上司や先輩から叱られるというパターン。

これは、目の前の仕事に追われて、報告するタイミングを逸してしまうのが一因です。

そして、新入社員を悩ませるもう一つのパターンが、「そんなことをいちいち報告しなくてもよい」という、上司や先輩の言葉や態度です。

よかれと思って報告している新入社員からすると、「えっ、報告するなってどういうこと?」と困惑し、結果的に萎縮してしまい、必要な報告もしなくなるということにつながります。

前者のパターンは、注意すれば改善されますが、問題は後者のパターンです。

 

ご存じのとおり、報告には、仕事が終了した際に行われる、必須の「終了報告」と、仕事の途中で、進捗状況を共有したり、やり方の確認をしたりする「中間報告」があります。

特に、後者の「中間報告」は、頼んだ側として、仕事が進んでいることを把握できるばかりではなく、新入社員が誤った方向で仕事を進めるのを、報告によって食い止めることもできます。

しかし、例えば「仕事の途中ですがお手洗いにいってきます」とか、「今日はDM発送を1000件行う予定で、10時時点で100件です。」「…11時時点で250件です」など細かな報告がくる場合もあります。

すると「この忙しいのに、そんなこといちいち報告しなくても…」といらいらし、態度に出るのです。

新入社員は、基本どおり、報告を行おうと努力しています。

その努力を、ぞんざいな態度で返してしまうと、新入社員の報告する習慣が乱れるのです。

 

 

◆報告の仕方を指導せよ!

 

とは言うものの、確かに報告の仕方に問題がある場合もあります。

「今仕事を三つ抱えていまして、なかなか思うようにいかなくて、本当は3時までにある程度めどをつけようかと思っていたんですが…、先方から電話が…」などと、要領を得ないケースもあります。

そこで、報告するときのルールとして、次のポイントを指導してください。

 

1.必ず結論から話す

例えば、「○○の書類整理ですが、予定の三時までに終了できません。と言いますのも…(理由)」。

2.次にどうするのか自分の意見を言わせる

「△△は終了しました。そこで、□□もやろうと思うのですが、よろしいでしょうか?」、といった具合です。

3.報告する前に配慮の一言

「お仕事中、失礼します」「お話中、失礼します」等々、一言あると、聴く側も心構えができます。

 

 

★今日のポイント★

 

正しい報告の仕方を身につけさせよう。報告で、仕事のやり方をチェックでき、指導や育成ができる。

 

 

『行動人』2008年9月号「輝く新入社員の育て方(松井達則著)」第八回より要約

 

 

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