コミュニケーションとは？意味、能力を鍛える方法を解説　

2023.07.11（更新日：2023.10.27）

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良好な人間関係を築くうえで、他者と適切にコミュニケーションをとる力は必要不可欠です。日常生活はもちろんビジネスにおいても必須のスキルであり、適切なコミュニケーションがとれている職場では意思の疎通を図りやすく、仕事を円滑に進めることができます。

コミュニケーション能力をどのようにして高めていますか？コミュニケーション能力は自然に高まるものではなく、トレーニングを通じて向上させる必要があります。自分に合ったトレーニングをおこなうことで、ビジネスでも通用する高いコミュニケーション能力が身につきます。

この記事では「コミュニケーション」を取り上げ、その意味や能力が高い人の特徴、効果的にコミュニケーション能力を鍛える方法について詳しく解説します。

コミュニケーションの意味とは？

コミュニケーションとは、対人間で情報伝達や意思疎通をおこなうことをいいます。感情や意思、情報などをやりとりすることで、これらをスムーズにおこなう力が「コミュニケーション能力」です。

コミュニケーションをとる手段には「言語表現」と「非言語表現」があります。言語表現は言葉によるやりとりで、非言語表現は表情や声のトーン、ジェスチャーなど言葉以外の手段によるやりとりを指します。

ビジネス上のコミュニケーションの目的

特にビジネス上でコミュニケーションをとるうえでは、自分の意見をいかに相手にうまく伝えるかという点を重視しがちです。しかし、コミュニケーションとは一方向ではなく、双方向に意思を伝え合うやりとりであり、その結果成し遂げたい「目的」が存在します。例えば、企画を承認してもらいたい、商品をご購入いただきたい、メンバーに会社からの期待を理解してもらいたいなど、場面に応じて目的が存在しています。

この目的を達成するために、手段としてコミュニケーションを取っているわけですが、この目的と手段としてのコミュニケーションの関係性を間違えて「うまく話す」技術ばかりになると、コミュニケーションが一方通行となってしまい、信頼関係の構築や目的の達成には繋がりません。ビジネスにおけるコミュニケーションはその場面に応じた「目的」達成のためにあることを意識し、目的達成のためにコミュニケーションスタイルを柔軟に変えていくこともスキルであると言えます。

コミュニケーションスタイル

コミュニケーションスタイルは人それぞれ異なるもので、同じようにコミュニケーションをとっていても相手によって「うまくいく場合」と「うまくいかない場合」があります。スムーズなコミュニケーションをとるためには、自分自身や同僚・部下のコミュニケーションスタイルを理解することが重要です。

関連記事：ビジネスコミュニケーションに必要な3つのスキルを解説

コミュニケーション能力を高めるメリット

コミュニケーションとは双方向のやりとりであり、多くの人と関わり合いながら仕事をするビジネスパーソンに必須のスキルです。ここでは、コミュニケーションを高めることで得られるメリットをご紹介します。

意思疎通や情報共有を的確におこなえる

コミュニケーション能力が高い人は、表情や声のトーン、ジェスチャーなどの非言語表現をうまく使い、相手に対して的確に情報を伝えることができます。社内の共同作業やプレゼンテーションなど、相手に何かを伝えたり、情報を共有するシーンで効果を発揮します。また、取引先や顧客など外部の人間とも円滑なやりとりができるため、不特定多数の他者と関わる営業職やサービス職において特に有益となるスキルです。

良好な人間関係を構築できる

社会生活を送るうえで、他者との関わりは不可欠の要素です。コミュニケーションをうまくとれる人は円満な対人関係を形成できるため、職場やプライベートでの人間関係が豊かになります。社内の人間関係がよければ業務が円滑に進みやすく、また社外に広範な人脈があれば新しいビジネスチャンスに出会いやすいメリットがあります。

目標の実現力が高まる

コミュニケーション能力を高めると、目的を意識して他者と関わりながら業務を遂行することができるようになります。目の前の相手とコミュニケーションスタイルが合う・合わないにとらわれることなく、他者と信頼関係を構築して協働できるようになり目標達成もしやすくなります。また、コミュニケーションを取るために物事を体系的に整理し、スムーズな情報伝達がおこなえるようになれば、ビジネス上の提案も受け入れられやすくなるでしょう。

コミュニケーション能力が高い人の特徴

コミュニケーション能力が高い人の特徴には以下が挙げられます。

聴く力が高い

コミュニケーション能力が高い人は、相手の話に耳を傾けて丁寧に聴くことができます。単に話を「聞く」だけでなく、相手を理解しようとする真摯な姿勢は安心感を与え、信頼を得やすくなります。また「相手に受け入れられている」と感じた話し手は安心して話せるようになるため、相手の話を引き出しやすくなることもポイントです。

対面で会話をする際は、自分と相手の話す時間の割合が「自分：相手＝4：6」といった相手に話してもらうことを意識すると、会話が弾みやすくなります。コミュニケーション能力が高い人は自分が話しすぎることなく、話す時間と聞く時間のバランスをとりながら会話のキャッチボールをしています。

自然と質問が出てくる

相手に興味関心を持ち、相手と自分の理解を揃えようとする意識が高いため、自然と相手に質問をしたり、理解度の確認をしながらコミュニケーションを取ることができています。自分の考えを一方的に押し付けることなく、相手の置かれている状況や意見を踏まえながら話を進めることができるので、お互いの共感性も高くなり意思疎通が円滑になるのが特徴です。

伝え方が分かりやすい

伝えるときに、話が長くなりすぎず、メッセージを端的に分かりやすく伝えられることも、コミュニケーション能力が高い人に共通する特徴です。相手に合わせて表現を変えたり、場面に応じた具体例や例え話を入れたり、相手の理解度に合わせた説明ができることができます。

コミュニケーション能力を鍛える方法

コミュニケーション能力は天賦の才能ではなく、トレーニングによって鍛えられるものです。「聴く力」「訊く力（質問力）力」「伝える力」の3つの力を総合的に鍛えることで、ビジネスに活かせるコミュニケーション能力が向上します。以下ではそれぞれの力を鍛えるトレーニング方法をご紹介します。

「聴く力」を鍛える方法

ミラーリング

ミラーリングとは、会話をしている相手の表情や仕草を真似ることです。「自分と似ている人に対して親近感を感じる」という人間の性質を利用したもので、鏡のように相手を真似ることから「ミラーリング（鏡写し）」と呼ばれます。相手に親近感を与えることで、話しやすく、聞きやすい雰囲気をつくることができます。

バックトラッキング（繰り返し）

バックトラッキングとは「オウム返し」のことで、相手の話した内容を端的に要約することです。内容のまとまりごとに会話を区切り、一言か二言で簡単に要約します。傾聴の姿勢をアピールできるとともに、会話内容を繰り返すことで理解も深まります。

パラフレーズ

パラフレーズとは、相手が話した内容を別の言葉で言い換えることです。話の内容をしっかりと理解していなければ自分の言葉で表現できないため、話し手に「理解していること」や「共感していること」を感じてもらえます。また、話の内容を共有し、齟齬（そご）がないか確認する場合にも有効な手法です。

「訊く力（質問力）」を鍛える方法

インタビューツリー

質問を事前に洗い出しておくことにより、目的に沿って漏れなく質問が可能になります。質問をすることで、相手が何を考えているのか、何を求めているのかに対する理解がさらに深まります。コミュニケーションで大切なのは「自分が尋ねたい質問」ではなく「相手が話しやすい質問」をすることです。さらに、効果的な質問で相手が気づいていない潜在的なニーズまで引き出すことができれば、インタビュースキルとして非常に高い水準にあるといえます。

「伝える力」を鍛える方法

結論ファーストの意識

話の内容を的確に伝えるためには、結論を先にもってくることが大切です。具体的には「結論→理由→具体例→結論」の順番で話し、相手に「伝える」だけでなく「伝わる」ようにすることも意識しましょう。自分が伝えたい内容を相手にしっかり認識してもらえるよう、結論を繰り返すこともポイントです。

アダプティブ・コミュニケーション

前述のとおり、コミュニケーションスタイルは、人によって違いがあります。常に自分のスタイルを貫き通すのではなく、自分と相手のコミュニケーションスタイルを理解して、相手に合わせて柔軟に変化させることが大切です。相手にとって受け取りやすい伝え方をすることで、スムーズに情報を届けて納得していただくことができます。

まずは、自分のコミュニケーションスタイルを知ることから始めて、相手のコミュニケーションスタイルが違う場合は、相手に合わせた言葉の選び方、伝え方の多様性を習得しましょう。

参考：ビジネスコミュニケーションのノウハウ・ドゥハウ

まとめ

コミュニケーション能力はトレーニングによって後天的に高められるスキルです。コミュニケーション能力が向上すると人間関係が好転し、ビジネス上のチャンスを得られることもあります。だからこそ、自分に合ったトレーニング方法を実践し「聴く力」「訊く力」「伝える力」を総合的に鍛えることが重要です。

また、自分自身のコミュニケーションスタイルを理解することから始めるのも、コミュニケーション能力の向上に効果的な方法です。下記のワークショップはコミュニケーションスタイルへの理解にフォーカスした内容であり、人によって異なるスタイルを客観的に認識し、日常のコミュニケーションに活かす方法を学べます。職場でコミュニケーションがうまくとれていないと感じている方は受講を検討してみてはいかがでしょうか。