ビジネスライティングとは？相手に伝わるビジネス文書の書き方を紹介

社内・社外用を問わず、実務をおこなう上で必須ともいえるビジネス文書の作成。ライティングスキルを高めると、ビジネスにおいてさまざまなメリットを得られますが、「なんとなく文章づくりに苦手意識がある」「ビジネス文書の作成方法がよく分からない」と頭を悩ませるビジネスパーソンは多いようです。

この記事では、ビジネスライティングとは具体的にどういうものなのか、その概要から習得するメリット、相手に伝わるビジネス文書の書き方まで詳しく解説します。

ビジネスライティングとは？

ビジネスライティングの目的とは、「相手（読み手）に状況や主張を理解してもらい、（必要により）行動を起こしてもらうこと」といえます。

ビジネスライティングとは、メールやチャット、報告書、稟議書、依頼書、企画書など、ビジネスシーンで必要となる文書を分かりやすく正確に作成するスキルのことです。

近年、ビジネスの現場ではオンラインでのコミュニケーションが主流となり、Web（チャット、ブログ、オウンドメディアなど）やSNSも含め、日常的に文章を作成する機会が多くなっています。このような状況下において、ビジネスパーソンが実務の基本として文章力を高める必要性、ライティングスキルを身につけることの重要性は、ますます高まっているといえます。

適切なビジネス文書の作成は、実務上のさまざまな場面で必要となります。社内用の文章では「必要な情報が正確かつ簡潔で、素早く読み取れるような表現」を、社外用の文章では「礼儀正しく丁寧で、誰が見ても分かりやすい表現」を心がけるなど、ビジネスシーンや目的によってライティング方法を使い分けることも重要です。

また、ビジネス文書は社内・社外用を問わず「必要な情報を読み手に分かりやすく伝える文章」でなければなりません。読み手に最後まで読んでもらえる文書をつくるには、無駄な要素や曖昧な表現を避け、機能的な文章を意識することが大切です。

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ビジネスライティングを習得するメリット

ビジネス文書の作成は、業務を遂行する上で必須ともいえるスキルです。ビジネスパーソンが基本的なビジネスライティングを習得するメリットには、以下の5つが挙げられます。

●スムーズな情報伝達で仕事の効率化が図れる
ビジネスライティングを習得すると、伝えたい情報を短時間で的確にまとめられるようになります。情報の伝達がスムーズになるのはもちろん、文書作成以外の業務に多くの時間を使えるため、仕事の効率化にもつながります。

●文書による誤解が減りコミュニケーションが円滑になる
適切なビジネス文書が作成できるようになれば、必要な情報を正しく伝えることができるようになります。文書による誤解がなくなることで、社内外で円滑なコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

●正確な記録として残すことができるためトラブルが減少する
文書でのやりとりは正確な「記録」として残ります。ビジネスライティングのスキルがあれば、読み手の誤解を招いたり解釈の違いを引き起こしたりすることがないため、文書によるトラブルが起こりにくくなります。

●報告能力が向上し信頼性が高まる
ビジネスライティングの習得は、文書を使った報告能力の向上にも大きく寄与します。正しい情報をスムーズに伝えることで信頼性が高まり、相手によい印象を与えられるでしょう。

●提案力・説得力が増し商談を有利に運べる
ビジネスライティングのスキルが身につくと、必要な情報を的確に分かりやすく伝えることができるため、商談時の提案力や説得力が増します。大切なチャンスを逃さないためにも、ライティングスキルの習得が必要です。

ビジネスの現場で適切な文章が作成できるようになると、新たなビジネスチャンスがうまれる可能性があります。その一方で、書く力が足りず「自分の思いが相手に伝わらなかった」ということが起こらないように、ビジネスライティングにおける「基本の書き方」を学んでおくことが重要です。

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ビジネスライティング／基本の書き方

ビジネスライティングの目的達成のために、読み手に分かりやすく伝える文章構築が必要です。文章構築については、書き方の「型」を押さえてトレーニングすることで上達していきます。ビジネスライティングで有効となるフレームワークが「PREP法」と「SDS法」で、この2つを押さえておけば適切なビジネス文書が書けるようになります。

●PREP法
ビジネス文書で必須ともいえる、簡潔で説得力のある文章作成のフレームワーク。
PREPは「結論（Point）」「理由（Reason）」「具体例（Example）」「結論（Point）」の頭文字をとったもので、この順番で以下のように文章を組み立てていきます。

①最初に結論を述べる
②結論の理由を説明する
③結論を証明するための具体例を挙げる
④最後にもう一度結論を伝える

PREP法の特徴は「最初と最後に結論を示す」ことです。まず結論を述べることで、この文章で「言いたいことは何か」が明確に伝わり、最後にも触れることで相手の記憶にもメッセージが残りやすくなります。PREP法の構成は汎用性が高く、プレゼンや報告書、提案書、ブログ記事など、あらゆるビジネス文書に活用できます。

●SDS法
要点を端的に伝えたいシーンに有効な文章作成のフレームワーク。 SDSは「要点（Summary）」「詳細（Details）」「要点（Summary）」の頭文字をとったもので、この順番で以下のように文章を組み立てていきます。

①最初に要点を述べる
②詳細（内容）を説明する
③最後にもう一度要点を伝える

SDS法は、PREP法をよりシンプルにした文章作成の方法です。最初に要点を示すのが特徴で、この文章は「何について述べているのか」を伝えてから文書の内容を説明し、まとめとしてもう一度要点で締めくくる構成となっています。自己紹介や講演会・セミナーなどのスピーチ、商品・サービスの説明にも活用されるフレームワークで、インパクトがあり聞き手や読み手の記憶に残りやすいことがポイントです。

その他、ビジネス文書の作成で押さえておきたい読み手に負担をかけない基本的な書き方は以下のとおりです。

●一文一意でシンプルにする
1つの文章に複数の情報が存在すると本筋から結論がずれやすくなり、読み手の理解を妨げる可能性があります。ビジネスライティングでは「一文一意」を意識し、シンプルな文章作成を徹底しましょう。

●読点を適切に使う
文中の区切れに打つ読点は、文章の読みやすさを大きく左右するものです。文章を読点で区切りすぎたり、反対に必要な位置に読点を入れなかったりということがないように、読点の使い方に気をつけましょう。

●不要な接続詞を省く
ビジネスライティングは可能な限り短く、すっきりとした文章にまとめることがポイントです。接続詞を入れなくても文意が通る部分はなるべく省き、必要な部分のみ入れるようにしましょう。

●文末の「です」「ます」を重複させすぎない
文末の表現が3回以上連続すると文章のリズムが悪くなり、相手に稚拙な印象を与えてしまいます。文末の表現を工夫し、重複させすぎないように心がけましょう。

文章の質を上げるためには、基本的な型やルールを理解し、それに沿った構成の文章作成を心がけることが大切です。基本の書き方をマスターすることで、簡潔で分かりやすく、自分の思いが相手に伝わるようなビジネス文書が作成できるでしょう。

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ビジネスライティング上達のポイント

ビジネスライティングにおける上達のポイントは「自分の文章の癖を知ること」です。

意外と気づかないままでいる文章の癖を知ることで、自分の文章の課題が明らかとなり、見直しや改善へとつなげることができます。まずは実際に文章を書いてみて、書いた文章を振り返ってみましょう。「書く」→「振り返る」のサイクルを繰り返すことで、問題点や課題となっている自分の文章の癖に気づけるはずです。

文章の改善をする際は、第三者の読みやすい文章を手本とし、自己完結せず積極的によい文章のエッセンスを取り入れることが大切です。また、ライティングスキルがある人に自分の文章を読んでもらい、フィードバックを受けることも有効です。

文章作成に苦手意識がある場合は、専門家が開催しているビジネスライティングのセミナー・研修に参加することをおすすめします。実践的なライティングプログラムを受講しプロから指導を受ければ、今まで気づかなかった自分自身の課題を知り、相手に伝わる文章の書き方が正しく身につくでしょう。

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まとめ

実務に欠かせない適切なビジネス文書の作成。ビジネスライティングを習得すると、仕事の効率化やトラブルの防止、提案力の向上につながるなど、ビジネスにおけるさまざまなメリットを享受できます。

文章の作成に苦手意識や課題を抱えている場合も「書き方の基本」や「文書ごとのコツ・テクニック」を理解することで、ビジネスライティングはみるみる上達していきます。専門家による実践的なプログラムを受講し、読み手の「理解」と「共感」を引き出せるようなビジネスライティングのスキルを身につけましょう。

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