タイムマネジメントとは? 時間管理を効果的に行い生産性を向上する方法とコツ

人材育成コラム-プロが教えるコツとポイント-

時間という資源がビジネスパーソンには平等に与えられています。
この資源を何に使うかによって成果は大きく変わってきます。
今回は成果につながるタイムマネジメントの取り組み方をお伝えいたします。

タイムマネジメントとは

「タイムマネジメントが上手な人」とはどんな人でしょうか。
「退社時間の早い人」「納期を常に守る人」「いつ見ても余裕のある人」など、さまざまなイメージがあるかと思います。
タイムマネジメントの重要性はビジネスパーソンであれば認識されていることと思いますが、抽象的な概念ゆえさまざまなイメージができてしまうテーマでもあります。

今回のコラムではタイムマネジメントとは、「自身の仕事のやり方・進め方を管理すること」と定義したいと思います。

具体的にタイムマネジメント力が高い状態とは、「自身に期待されている成果を出すためのタスクに十分な時間を使っている状態」「担当業務や雑務を効率よく行っている状態」「自分がいつ、何をするか自分でコントロールしている状態」などがあげられます。

反対にタイムマネジメント力が低い状態とは、「上司からの依頼内容を勘違いして無駄な作業をしている状態」「段取りができておらず手が回らない状態」「仕事に追われている感覚や仕事に振り回される感覚がある状態」などがあげられます。

ではどのようにタイムマネジメント力を高めていけばいいのでしょうか。詳しく説明していきます。

タイムマネジメントの目的

タイムマネジメントを行う目的は何でしょうか。それは、大きくとらえると「成果を上げる事」です。
タイムマネジメントは日々の業務を効率化するための手段の一つですが、その結果成果が出せなくなってしまっては元も子もありません。

巷には「○○ハック」といったタイトルで、タイムマネジメントに関する書籍、インターネット記事があふれています。恐らく皆様の中にもこういった書籍、記事を一度は参考にされたことがあるのではないでしょうか。
PCのショートカットキーに始まり、TODOリスト作成、緊急・重要度マトリックスといった手法などでさまざまなテクニックが紹介されています。

しかしながら「○○ハック」という内容にはタイムマネジメントを行う上で最も重要な点が抜けています。
それは「タイムマネジメントの目的」です。帰宅時間がいくら早くても成果を上げていなければ評価はされません。
どんなに余裕があったとしても成果物が雑では評価されません。目的意識もなくこうした「○○ハック」の内容を参考に効率だけを追求しても仕方がありません。

タイムマネジメントの目的はあくまでも「成果を上げる事」だということを再度確認してください。

タイムマネジメントが重要である背景

以前よりタイムマネジメントの重要性は叫ばれていますが、昨今特に重要性が増しています。
その理由としては政府主導にて声高に言われている「働き方改革」です。

「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「育児や介護との両立など、働き方のニーズの多様化」といった現状を受け、従来の長時間労働を前提とした働き方の見直しが求められています。その中で重要視されているのが生産性向上です。
仮に労働力が半減したとしても、時間あたりの生産性を倍にできれば、国際的な競争力を維持することができます。
タイムマネジメントを通して業務効率を上げることは、我が国が直面している課題への処方箋の一つなのです。

生産性向上におけるタイムマネジメントの役割

生産性の計算式を皆さんはご存知でしょうか。
生産性は「成果」÷「投入資源」という計算式で表されます。
つまり生産性を高める手段には、

(1) 成果を大きくする
(2) 投入資源を小さくする
の2パターンが存在します。

(2)の投入資源は「ヒト・モノ・カネ」に代表される経営資源を中心に検討されますが、「時間」もまた重要な資源です。
タイムマネジメントは「時間」の効率化によって生産性向上に寄与する役割を果たすものと言えます。

(1)がなく(2)だけを追求するとどのような状態になるのでしょうか。
「業務を効率化したはずなのに常に時間に追われる」「小手先の時間効率方法のみに囚われ本質的な改善には至らない」「隙間時間さえもなく、1日があっという間に過ぎていく」といった状況に陥る可能性が考えられます。このような状態が続いた場合、成果を上げ続けることは可能でしょうか。生産性向上のためには先述のとおり(2)も重要ではありますが、(1)を忘れてはいけないということです。

(1)を達成するために必要なタイムマネジメントの考え方は、「重要ではない緊急な仕事を効率的に行い、緊急ではないが重要な仕事に手を出す」ということになります。

著者プロフィール

株式会社ラーニングエージェンシー 編集部

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