オンライン研修とは!メリットやZoomの扱い方を解説!

IT化の推進、働き方改革、新型コロナウィルス感染防止などの観点からオンライン研修の導入、実施が広がりをみせています。実際、オンライン研修を実施することで企業にとってどんなメリットがあるのでしょうか?

この記事では、オンライン研修の種類、オンライン研修に向いている企業や研修内容を交え、導入に必要な環境設備やツールを紹介し、中でも一般的に広まっているZoomの使い方をまとめます。

オンライン研修とは

オンライン研修とは、パソコンやタブレット、スマホなどを用いて、講師と受講者が一堂に研修会場に会することなく運営・開催される研修のことを指します。

研修というと、指定の会場に講師と受講者が集まる集合型の研修を指すことが主でしたが、そうした従来の研修に比べ、通信環境と接続機器があれば比較的容易に開催できることがオンライン研修の特長といえます。

・オンライン研修の種類
オンライン研修の形式は「ライブ配信型」と「録画型」の二つに分けることができます。

【ライブ配信型】
配信システムや機器を使ってリアルタイムに進行する形式のオンライン研修です。

集合型の顔を合わせる研修がオンラインに置き換わった形と考えてもよいでしょう。
進行にあたってはチャットなどを介して質問をすることも可能で、「双方向型」と呼ばれることもあります。リアルタイムにコミュニケーションをとる場合に向いています。

【録画(オンデマンド)型】
あらかじめ用意された動画コンテンツによって進行する形式です。e-ラーニングなどはこの形式に含まれ、繰り返し視聴したり、時間を特定することなく受講できることが特徴です。

オンライン研修のメリット・デメリット

オンライン研修を効果的に実施するにはそのメリットとデメリットを押さえておくことが大切です。

・メリット
①効率化、参加者の負担軽減
従来型の研修は、場所と時間を共有することが当たり前とされてきました。
オンライン研修の場合は、場所の移動を伴わないため、別の業務の間に参加するなど効率的に受講することが可能です。

②コスト削減、運営者の負担軽減
オンラインを介して開催されるため、会場を押さえたり、移動や宿泊のための費用が不要となります。また、それらに費やされていた運営側の負担も軽減されます。

③感染症対策
オンライン研修が飛躍的に広がった背景のひとつは、新型コロナウィルスの感染対策があげられます。従業員の移動を抑制し、密になるリスクを少しでも回避することで、感染症対策につながっています。

・デメリット
①対面に比べてコミュニケーションがとりにくい
対面形式に比べると、言葉ののニュアンスや表情が伝わりにくく、受講者の反応などもみえづらくなるため、相手とのコミュニケーションが難しい点は否めません。

②リアルタイムに質問ができない
講師に対しリアルタイムに質問しにくい傾向があります。
これらの課題解消のために、チャットでの質問を受け付けたり、ボーティング(投票)システムを連動させるなどの対策が考えられます。

③参加者のモチベーションの維持
画面に向かって受講する形式では、参加のコミットがある程度自主性に任されるため、個人でのモチベーションを維持することが難しいといえます。

④通信環境の整備が必須
オンライン研修を開催するにあたっては、通信環境の整備、受講のための個々のデバイスの準備が必要となります。

オンライン研修に向いている業務・研修内容の例

ではオンライン研修に向いている研修内容とはどういったものがあるのか見ていきましょう。

・テレワーク型業務
もともとの業務がテレワーク型である、オペレーション業務やシステム系の業務の場合、オンライン研修との親和性が高いといえます。

・知識、ノウハウ取得を目的とした研修
システムの使い方、コンプライアンスの啓発といった研修はオンライン研修に向いています。特に、録画型の研修であれば理解度に合わせ繰り返し見返すことも可能です。

・スキルアップを目的とした研修
オペレーター対応の向上や実技を伴わないマナー研修などはオンライン研修に向いているといえるでしょう。

オンライン研修に必要な環境・ツール

①通信環境
ストレスなく利用できるネットワーク環境の用意をおすすめします。

②研修に必要な機器
パソコンやタブレット、スマートフォンといったデバイスは必須です。スピーカーやマイク、ヘッドセットなど周辺機器を高品質なものにすれば、より快適にオンライン研修を実施することができます。

③WEB会議システム
ZoomやTeamsなどのWEB会議システムへの登録が必要です。
また無料版では利用時間や同時参加人数などの制約があるため必要に応じて有料の契約をします。

④講師のトレーニング
オンライン研修を行う上での講師のトレーニングも重要です。
これまで慣れ親しんだ方法とは異なる部分もありますので、オンライン研修ならではのノウハウを身につけます。

⑤コンテンツ・教材の準備
録画型研修の場合、コンテンツを事前に準備する必要があります。
また、オンライン型研修でも、研修をスムーズに進行させたり、オンラインでは伝わりにくい部分を補足する意味での教材を準備することは有効です。

Web会議システムで圧倒的なシェアを誇る「Zoom」

オンライン研修をするために不可欠なツール、WEB会議システムには、一般的に「Zoom」「Google Meet」「Teams」「WebEx」「sMeeting」などが活用されています。

今回は、ICT市場専門のリサーチ・コンサルティング企業であるMM総研の調査から、Web会議システムを使う企業の6割が「Zoom」を利用しているという結果を踏まえ、導入・使用頻度の高いZoomが選ばれる理由や使い方について説明します。
参照:最も利用するWeb会議システムのアンケート調査(MM総研)

・Zoomが選ばれる理由
①通信の安定性
Zoomはデータ通信量が少ないとされているため、大人数が参加するWEB会議であっても通信環境が大きく左右されず安定して通信を行うことができます。

②充実の機能
「レコーディング(録画)」「画面共有」「ブレイクアウトルーム機能」「ダッシュボード」「ユーザー管理機能」など、他のWEB会議システムにはない、さまざまな機能を状況に応じて使い分けることが可能です。

・無料版/有料版の違い
Zoomは無料で利用できることも特徴のひとつ。しかしながら、無料版ではいくつかの制限が設けられています。
有料版(月額1,600円~、2022年6月1日時点)にすることで、時間制限(40分)の解除、参加人数制限(3人)の解除、録画データのクラウド保存などができるようになります。

Zoomの使い方を解説

ここではホスト(会議や研修の主催者)としての利用方法をステップにして説明します。

①Zoomにアクセスする
ブラウザからhttps://Zoom.us/にアクセスします。

②サインアップしてアカウント登録する
画面の指示に従ってアカウントを登録します。
GoogleやApple、Facebookのアカウントを使って簡易に登録することもできます。

③ミーティングを開催する
メニューの「ミーティング」がら「ミーティングをスケジューリングする」を選択し、トピック(ミーティングの名前)、開催日時、所要時間などを設定します。

④参加者を招待する
スケジューリングが完了すると、ミーティングのURLやパスワードが発行されますので、こちらを参加者に配布します。

⑤ミーティングを開始する
予定時刻になったらミーティングの「開始」ボタンを押して参加者の入室を待ちます。
待機室の設定をしている場合は、入室連絡があるごとに許可をしていきます。

⑥使える機能
Zoomには便利な機能がいくつかあります。

【画面の共有】
ホストのデバイス内の表示を参加者に共有して見せることができます。

【チャット】
URLなどのテキスト情報をチャットで送ることができます。

【録音・録画】
ミーティングを録音・録画できます。

【ホワイトボード】
手書きのメモを参加者と共有することができます。

⑦トレーニング
Zoomの使い方については、公式サイトに動画によるトレーニング情報が掲載されていますので、こちらで学習するのもよいでしょう。

この他にも、Zoomにはたくさんの機能や使い方がありますので、有効に活用してオンライン研修に役立ててください。

まとめ

◆オンライン研修とは、WEB会議システムやパソコンなどのデバイスを介してオンラインで行う研修である。

◆オンライン研修には、効率化やコスト削減、運営側、受講側双方の負担軽減のメリットがある一方で、コミュニケーション機会の減少やモチベーション維持の課題があることも知った上で導入しよう。

◆オンライン研修導入に必要な環境やツールを準備してさっそくはじめてみよう。 ◆Web会議システムで圧倒的なシェアを誇る「Zoom」は通信の安定性や機能の充実性があるため、オンライン研修におすすめ。ぜひ使い方をマスターして、効果的なオンライン研修の実施を目指そう。

【著者プロフィール】
「ラーニング・イノベーションLABO」編集部
人事領域において人材開発やDX・ITにおけるクリティカルな情報をお届けします。
また、人事担当者の方々が日々抱える人材育成、人材開発における課題を整理し解決していくメディアを目指しています。
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