人材管理(人材マネジメント)システムの選定方法とは?自社にあった選定ポイントを解説

労働人口の減少や労働市場の活性化といった社会情勢の変化により、あらゆる企業で人手不足、人材難が常態化しています。
そんな中、企業が成長し続けるためには、最適な人材管理(人材マネジメント)が不可欠です。

近年、従業員情報などの管理を効率よく行うために、多くの企業が人材管理(人材マネジメント)システムの導入を検討していますが、システムを選定・導入する際に、企業はどのような点に注意すればよいのでしょうか。

この記事では、組織の目的ごとに異なる人材管理(人材マネジメント)システムの機能と、具体的な選定方法について、詳しく解説します。

目次

人材管理、人材マネジメントとは何か?

人材管理(人材マネジメント)とは、企業が自社の目標を達成するために従業員を大切な経営資源の一つとして捉え、採用・育成・評価・配置・報酬設定などを行う取り組みです。
別の言い方ではタレントマネジメントと表現されることもあります。

人材管理(人材マネジメント)の特徴は、企業間の競争が激化する中で、経営側の戦略的ビジョン(経営側の思考)を人事業務に取り込み、その実現に向け、従業員の確保やモチベーション維持、パフォーマンスの最大化などを促していくことです。

グローバル化・多様化が進む現在において、一人ひとりを尊重した人材管理(人材マネジメント)で、組織全体の生産性を上げていくことが求められています。

人材管理(人材マネジメント)システムとは?

負担が大きくなりがちな人事業務を効率よく行い、精度や成果を上げるためのデータ管理を行うのが人材管理(人材マネジメント)システムです。

人事担当者が管理・運営してきた業務を自動化・効率化するためのシステムで、膨大な資料の整理やデータの一元化を行うことできます。
その結果、多くの企業が課題にしていた「作業時間の短縮」「管理費用(コスト)の削減」「人的ミスの軽減」「セキュリティーの強化」などが可能となります。

システムを導入することにより、本来力を入れていきたい業務や新たな取り組みに時間を費やすことができるようになるため、人事担当者にとってメリットは非常に大きいと言えます。

また、従業員の業務能力や実績などの情報をデータ管理することによって「評価の質」が上がることも期待できます。
評価の過程がクリアになることで、昇進などにも影響する人事評価の公平性がさらに増し、従業員一人ひとりの納得度・満足度の向上にもつながっていきます。
正当な評価は離職率を低下させるため、人材の定着化対策としても有効です。

人材管理(人材マネジメント)システムの選定方法

人材管理(人材マネジメント)システムを検討する際には、まず現場担当者などにアンケートやヒアリングなどを行い、現状を踏まえてから、自社の導入目的や課題を明確化し、業務改善に効果が期待できそうなツール、システムを選定することがポイントです。
たとえば、代表的な人材管理(人材マネジメント)システムの機能は以下になります。

人材採用
人材採用の機能は、自社に最適な人材を確保するためのシステムです。
応募者の履歴書管理・評価・内定承認、通知などを一元的におこなうことができます。
統合システム・ツールを活用することで、候補者とのコミュニケーションや採用プロセスの「透明性が高い」ことがポイントです。

人材情報の見える化
人材情報の見える化機能は、従業員の経歴・スキル・資格・目標などを正確に把握できるシステムです。
これまでの人事にありがちだった、経験や勘などではなく、プロファイルデータに基づいた最適な人材の抜擢が可能となります。
面談やアンケートなどの結果をデータベース化して人材情報の見える化を促進し、部署ごとの現状把握も行えます。

パフォーマンスの管理
パフォーマンスの管理機能は、従業員の業務をサポートし、育成・管理するためのシステムです。
個人目標や進捗が確認できることで、上司は必要なアドバイスや、学習の提案、サポートを的確に実施できます。
また、業務日報などを提出する手間もなくなるため、やるべき課題に集中できます。
従業員の貢献度が可視化されることでモチベーションの向上や積極的なキャリア形成にもつながっていくことが期待できます。

勤怠管理
勤怠管理機能は、バックオフィス業務のシステムです。
福利厚生や給料、経費の管理を自動化することにより、複雑な計算や要件による人的ミスを防止し業務を効率化することができます。
勤怠時間の確認や有給休暇などのスケジュール管理をシステム化することで、従業員の現状をすばやく把握できることもポイントです。

システム選定の比較ポイントとは?

具体的に自社にはどのようなシステムが必要なのでしょうか。
現在市場で提案されているさまざまな製品を比較していくためのポイントは以下になります。

使いやすさ
実際に使用する人事部の担当者にとって見やすいデザインか、使いやすいシステムかどうかが大切です。
運用途中で新たにカスタマイズが可能なのか、他システムと連携ができるのかなどもチェックしておきましょう。

導入後のサポートの有無
サポート体制の充実は、比較の大きなポイントとなります。
使用方法や何らかのシステム障害が発生した場合に、直接事業者・サービス提供者に問い合わせが可能かどうかなど、導入前にサポートの範囲を確認しておく必要があります。

高度な分析機能の有無
自社で蓄積したデータを分析する機能の有無も重要です。改善ポイントを見つけ、戦略的な意思決定が行えるシステムを選定すれば、さまざまなビジネスの課題を解決することができるでしょう。

まとめ

◆人材管理(人材マネジメント)システムを人事に導入することで、組織内にあるさまざまな業務のソリューションが可能となる。

◆自社に合った機能やサポートを比較検討し、最適なシステムを選定してビジネス成長を実現させよう。

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