企業の生産性を高めるRPAとは? RPA導入のメリットや活用事例について解説!

深刻な人手不足の代替労力として、または人件費削減や自社の生産性を向上させるための施策として、RPAツールを導入する企業が近年増加しています。

RPAとは、これまで人間の手で行ってきた様々な分野の業務を、ロボットが自動化して行うことです。

RPAツールの導入によって、手順が決まっている定型の事務作業やルールに沿ったデータの収集・管理・レポート作成業務などをスピーディーかつ正確に処理できますが、人間の労働力と比較した場合、具体的にはどのような成果が見込めるのでしょうか。

本記事では、各企業で導入が進むRPAとは何か、RPA導入のメリットやRPAツールの種類、活用事例や導入のポイントなどについて、詳しく解説します。

目次

RPAとは何か

RPAとは?

近年、あらゆる企業でRPAと呼ばれる「Robotic Process Automation(ロボットでの業務自動化)」の導入が増加しています。

RPAとは、手順や工程が決まっている単純業務・反復作業などを人間の代わりにロボットが自動的に行うことです。

たとえば、伝票入力や書類の発行、稟議資料作成などの「事務的業務」から、顧客のデータを収集しターゲットリスト・広告レポートの作成を行う「マーケティング業務」まで、これまで時間や手間がかかり、従業員の大きな負担となっていたさまざまな業務も、RPAツールを導入するだけで業務の効率化が図れ、生産性も大幅に改善されることが期待できます。

転記や入力・書類作成などの単純作業を自動的化することで、これまで課題となっていた組織内の長時間労働につながる残業を減らしたり、人員を削減したりすることも可能となります。従業員が本来時間をかけたい業務に専念することもできるでしょう。

RPAはプログラミングを一から行う必要はなく、難しいシステムを構築しなくてもチャートの作成や修正を手軽に行えます。

システムの設定さえ完了すれば24時間365日稼働し続けるため、毎日のルーティン作業や決められた手順の業務を自動化することに特化したツールだといえるでしょう。

デジタルレイバーとの違いは?

RPAとよく比較されるのが「デジタルレイバー(Digital Labor:仮想知的労働者)」です。

デジタルレイバーはRPAと同様、従来人間の手で行ってきた業務をロボットで自動化することですが、これまでのシステムを代行するというよりも、教育することでまるで一人の人間が仕事をこなすように、幅広い業務を任せられるのが特徴です。

イメージとしては「ソフトウエアを擬人化したような存在」といえるでしょう。

デジタルレイバーは、はじめにある程度のルールや判断の基準をソフトウエアに組み込んでおけば、人間が作業のコツを習得していくようにロボットが学習し、より幅広い業務を担えるようになっていきます。

また、デジタルレイバーは仮想知的労働者のため、ルールと異なる例外的な処理を行うためには人間と同じように教育をおこないます。

これまでは担当者しかこなせなかった属人的な例外データでも、数多く蓄積させればデジタルレイバーが自ら最適な処理を行い、対応するような進化が見込めます。

つまり、組み込まれたプログラムに沿って決まった処理を行うのがRPAであり、データを蓄積し人間のように学習していくのがデジタルレイバーです。

参考:
RPA導入の効果は?メリットや具体的な効果測定方法について解説

RPA導入のメリットとは?

RPA は、24時間365日、定型業務を正確に遂行できます。RPAを導入することで具体的にどのようなメリットが考えられるでしょうか。
ここでは業務プロセスを合理的に自動化することで得られるメリットを5つ紹介します。

人的ミスの抑制
これまで手作業で行い、ミスが発生しがちだった入力・転記業務などにRPAを導入すれば、間違いによって起こる損失を減らし、見直しなど作業工数の短縮も可能となります。

業務処理がスピーディー
RPAで正確かつスピーディーに大量の業務処理ができ、品質も統一できます。業務が効率化することでサービスが向上し、従業員の負担が減る分、データ分析・アイデア出しなどその他の業務に携わる時間が増えます。

人件費を削減できる
書類作成など定型作業を自動化すると、これまで手作業で行っていた業務にかかる人件費がなくなり、大幅な費用削減が可能となります。
一方でRPA導入にはイニシャルとランニングのコストが発生するため、留意する必要があります。

専門知識がなくても設計・開発が可能
RPAツールはシステムを解析しプログラムを書く必要がないため、高度な専門知識を持たない担当者でも、基本の操作を理解すれば導入できます。

働き方改革を推進できる
RPAで人手不足は解消され、さらに少人数での業務遂行が可能になります。従業員は有給休暇などの長期休みがこれまで以上に取得しやすくなり、労働環境の改善や働き方改革につながっていきます。
また、従業員の満足度を高めることで生産性が向上し、モチベーションアップも期待できます。

参考:
RPA導入の効果は?メリットや具体的な効果測定方法について解説

RPAツールの種類

さまざまなタイプのRPAツールがある中で、企業は自社の業務内容や導入の背景などによって、選ぶべきツールが異なることを理解しておきましょう。

「デスクトップ型」と「サーバー型」

RPAツールにはクライアント(担当者)のPCで1台ごとに運用管理する「デスクトップ型」と、サーバー側にインストールして一元管理する「サーバー型」があります。

まずは自社が自動化したい業務の分析を行い、その内容に見合った機能が備わっているツールを選びましょう。

たとえば「機能が充実しているから」「評判だから」など、なんとなくの印象で選んでしまうと、自社の従業員では使いこなせないほど複雑だったり、実際には使用しない機能ばかりで業務内容を実装できなかったりなど、成果につながらないことも考えられます。

また、RPAに詳しい従業員が自社にいない場合は、ツールが使いやすいことはもちろん、サポートを受けながら運用できること、実際に導入するまで手厚いサービス・フォローがある業者を選ぶこと、などが重要です。

安価であっても、自社にとって運用が難しく使いにくいRPAツールでは、導入後の成果につながりません。業務を自動化する費用と活用したい機能を実装したRPAツールのバランスは適切か、試算を行いましょう。

業務別で取り入れたいRPAツールの種類

業務別で取り入れたいRPAツールの種類は以下になります。

●初めての導入に
日本語に完全対応し、プログラミング知識がなくても導入できる「WinActor(ウィンアクター)」や中小企業から使いやすさで選ばれている「Robo TANGO(ロボタンゴ)」、国産の「ROBO-PAT(ロボパット)」などの評価が高いです。

●経理業務を自動化
ソフトバンクグループ提供でサポートが充実している「SYCHROID(シンクロイド)」やBizteXが提供するクラウド型RPAツール「BizteX cobit(ビズテックスコビット)」が有名です。

●事務作業におすすめ
パソコンに不慣れな人でも操作可能な「UiPath(ユーアイパス)」や、コールセンター業界発の「NICE(ナイス)」が事務作業の効率化に特化しています。

●無料で使えるツール
完全無料となる「MACROMAN(マクロマン)」は、オープンユーザーコミュニティーでユーザー同士のコミュニケーションを図れることがポイントです。
機能制限がない「Automation Anywhere(オートメーションエニウェア)」の無料版は、クライアントの台数や社員数など、いくつかの条件に該当すれば使用可能です。

参考:
RPAツールの有効性は?ツールの種類について解説

RPAの有効性とは?

ここでは、RPAツールの有効性について、実際の活用事例をもとにご紹介します。

RPAの活用事例

企業では、定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する多くの業務を人がこなしていますが、そのような事務作業にRPAは適しています。

たとえば、ある大手都市銀行で20種類の事務作業にRPAツールを導入しました。その結果、年間で8,000時間もの事務処理作業を削減することに成功しました。また、RPAを積極的に取り入れている自治体の中には、事務作業時間を50%以上削減した成功事例もみられます。

企業だけでなく国や地方自治体も、多くの事務作業を抱えているなか、RPAツールの導入で具体的にはどのような業務を自動化できるのでしょうか。ここでは、実際にRPAによって効率化をはかっている活用事例を紹介します。

書類の自動作成
複数のデータベースから情報を引き出して書類を作成する定型的な書類の自動作成にRPAツールは適しています。
たとえば、金融機関は税務署から定期的に提出が求められる税務調査などにRPAツールが有効活用されています。

データの登録・転記作業
データの登録・転記作業は、業務のさまざまな場面で発生し、時間のかかる単純な事務作業です。ここでもRPAツールが有効に活用できます。
たとえば、契約書から情報管理のために人が実施していたエクセルシート入力をRPAツールによって自動化した事例があります。

さまざまなシステムとの連携
RPAツールは、業務で使用しているさまざまなシステムと連携する作業に最適です。
たとえば、企業で導入しているERP(基幹業務システム)やSFA(営業支援システム)と連携して業務に必要なデータをスピーディーに活用し作業を実行します。

チャットボットとの連携
RPAツールとチャットボットとの連携もすすんでいます。
たとえば、資料を見て回答できる問い合わせなら、RPAツールが検索して回答を探し出すことが可能です。
そこでチャットボットと連携させることで、RPAツールが検索した回答することができるのです。

マーケティング部署
マーケティングに必要な情報の収集などは、RPAの活用が効果的です。
インターネットを使った収集、検索などの情報収集作業ばかりでなく、人が作成した情報発信などの作業にもRPAが有効に活用されています。

営業部署
営業部署においても、受注、伝票管理、交通費精算、領収書管理、顧客とのやりとりなどさまざまな定型的な事務作業が発生します。
こうした事務作業にRPAを活用することで、人がおこなっていた事務作業量が大幅に削減されています。

コールセンター部署
コールセンターではお客様に対応する以外の記録や集計作業に多くの時間が費やされていますが、RPAを活用することで、記録や集計作業は減少し、コールセンター本来の機能を向上させることができます。
また、顧客データの抽出やチェックにも活用されています。

RPAとAIの違いは?

RPAとよく比較されるのが「AI」です。
AIとは「Artificial Intelligence(アーティフィシャル・インテリジェンス)」の略で、人間の「頭脳」の代わりとなる人工知能を搭載し、繰り返し学習することで識別能力を発達(自己学習機能)させ、業務判断をすることができます。

つまりRPAとAIの違いは業務を処理できる範囲として以下の点に要約できます。

・RPAは指示・ルール化された業務の処理が可能
・AIは指示された業務を自分で判断(学習能力あり)して処理が可能

導入を検討する業務の内容や目的によってRPAとAIのどちらが適しているかが決まってきます。

AIは、RPAに比べると高価なものです。予算による選別も必要となるでしょう。また、RPAとAIを最適に組み合わせて活用するとさらに業務を効率化できます。

RPAツールの有効性がわかる「地方自体」「一般企業」の事例

RPAツールの有効性がわかる地方自治体の事例
RPAツールの有効性については、総務省の「地方自治体における業務プロセス・システムの標準化及びAI・ロボティクスの活用に関する研究会(スマート自治体研究会)」の報告書に記載された具体的な事例が参考になりますので紹介します。

たとえば、茨城県つくば市の市民窓口課ではRPA導入によって、職員が年間約85時間要していた住所変更にまつわる「受理通知の送付作業」を、業務の自動化により約14時間に短縮しました。
また、ミスを抑制しながら処理にかかる時間を約83%も削減し、その他の住民サービスに集中できたという成果が出ました。

熊本県宇城市では、職員給与の事務作業やふるさと納税の寄付情報取り扱い事務や後期高齢者医療保険料の通知発送業務など、さまざまな業務にRPAツールを導入し、年間約1700時間の削減効果を見込んでいます。

参考:総務省「地方自治体における業務プロセス・システムの標準化及びAI・ロボティクスの活用に関する研究科(スマート自治体研究会)」報告書
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/process_ai_robo/index.html

一般企業におけるRPAツールの有効性
一般企業においても、デスクワークを自動化して創出できた時間は、アイデア出しや分析など、人間にしか行えない施策づくりにあてることができるため、組織全体の生産性向上に期待が持てます。社会問題として深刻化していた人材不足を解消し、アウトソーシング費用や人件費など、人材教育に必要な費用の削減にもRPA導入は欠かせないでしょう。

また、さまざまなプロセスを自動化することで、これまで課題にしていた従業員の長時間労働・残業を解消し、リフレッシュなどを目的にした長期休暇も取得しやすい環境になるはずです。

RPAでの省力化は従業員と企業の双方にとってメリットが大きく、まさにニーズに沿った有効なツールだといえるでしょう。

参考:
RPAとAIの違いとは?それぞれの意味と具体的な活用事例を解説
RPAツールの有効性は?ツールの種類について解説

RPAツール導入のポイントと注意点

業務の効率化やかかる費用の削減、働き方改革の推進などに向け、導入する企業が増加しているRPAですが、ツールを導入する際には以下の点に注意が必要です。

●不正アクセスなどが原因の情報漏えい
不正アクセスや情報漏えいの防止対策として、IDやパスワードの管理には細心の注意が必要です。

1台のロボットを組織内で共有する場合などは特に、使用権限の管理やセキュリティーを強化するなどの対策を行いましょう。

●野良ロボット(ブラックロボット)の量産
野良ロボット(ブラックロボット)とは、適切な運営が行われず管理者不在のロボットが量産されることです。

システムに負荷がかかり誤作動などのトラブルを引き起こす原因にもなるため、担当者が異動や退職をしたとき、また外注先が変わった際にはRPAの引き継ぎを行い、野良ロボットを生み出さないような注意が必要です。

●業務フローやシステム変更による誤作動
RPAツールには、サーバーなどのシステム障害や、ロボット自体の不具合、災害による業務停止などのトラブルが発生することがあるため、リカバリープランは必須です。

連携するアプリやシステムなどと同様に、定期的なバックアップなどの対策を立てておきましょう。

参考:
RPAツールの有効性は?ツールの種類について解説

RPA導入後の効果測定方法とは?

RPAで業務の自動化を行う際に重要なのが効果測定です。さまざまな業種で活用されているRPAツールですが、実際に導入した後の効果指標をどのように設定するか、課題にしている企業も多く見られます。

導入する業務によって効果が異なるため、RPA化したことで「これまでの課題が解決されたか」「自動化によって新たに時間を創出できたか」「従業員によい影響を与えたか」などをそれぞれの分野で検証することが大切です。

具体的な効果測定方法としては、ROI(Return On Investment:投資利益率)の活用がおすすめです。

ROI は、RPAを導入する際の投資額から費用対効果を検証します。
計算式:「利益(効果)÷投資額×100」

一般的に利益は「売り上げ-原価」で表し、RPAの導入前と後でどのように変わったかを算出したものになります。

投資額はRPAツールを導入する際にかかった初期費用や運用するための人件費、人材への教育費などとなります。

測定結果は短期で出すよりも、継続した場合の長期的な効果を含め、現状にどのような変化が生じるかを算出することがポイントです。

RPA導入後の効果測定では、ROIのように数値として結果が見える「定量的効果」とともに、数値で表すことができないパフォーマンスやモチベーションなどを示す「定性的効果」を把握することが、正確な効果測定のために重要となります。

参考:
RPA導入の効果は?メリットや具体的な効果測定方法について解説

まとめ

本記事では、近年注目が集まるRPAについて、基本的な情報から、RPA導入のメリットやRPAツールの種類、活用事例、導入のポイントなどについて解説しました。

RPAツールの導入によって、人件費・育成費の削減や業務の効率化による労働時間の短縮などの有効性が見込め、単純作業や定型作業をロボットで自動化し業務の生産性を高めることができます。

自社の労働生産性を高める施策についてお探しの担当者の方は、ぜひRPAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【著者プロフィール】
「ラーニング・イノベーションLABO」編集部
人事領域において人材開発やDX・ITにおけるクリティカルな情報をお届けします。
また、人事担当者の方々が日々抱える人材育成、人材開発における課題を整理し解決していくメディアを目指しています。
人材開発の先にある、社員の方一人一人の自己開発型人材の実現を目指し気づきと学びを提供するべく情報をお届けしていきます。
Recommend おすすめ記事
サムトータルのソリューション
人材の可能性を引き出したい!
今いる社員を大事に育て、組織を強くしたい。
サムトータルのラーニングと人材開発ソリューションで
「教育と育成によって進化する組織」を実現します。
サムトータルのソリューション詳細はこちら
ラーニングを中心とする人材育成ソフトウェア 変化する社会と仕事のためのソリューション
PAGE TOP