RPAとは?RPAの導入手順・おすすめツールを事例つきで簡単に解説

企業の人材不足や働き方改革による業務改善を進める上で、RPA(Robotic Process Automation)が注目されています。
必要な労働力を確保し、企業の生産性を高めるためには、今まで従業員が行ってきた手作業をロボットで自動化するRPAが欠かせない存在となってきました。
この記事では、そんなRPAに注目し「RPAとは?」がわかる概要と、メリット、導入事例、導入方法、おすすめツールを簡単に解説します。
記事を読むことで、RPAの理解と導入を検討する際に参考となるRPAツールの特徴を掴むことができるはずです。

関連記事:HRプロ編集部取材×注目人事トレンド サムトータル・システムズ×RPA テクノロジーズ 特別対談  RPAを活用したタレントマネジメントによる企業の人事戦略とは

RPAとは?

RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」の略で、人間の手作業をソフトウエアロボットで自動化(機械学習・認知技術)することを意味します。

RPAで自動化できる業務

RPAによる自動化の基本ルールは人間が定めるため、RPAの活用は定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する業務に特化されます。

RPAの効果

RPAツール導入によって「作業(労働)時間短縮」「ヒューマンエラーの削減」「属人化の解消」などの効果が見込まれます。

RPAに注目が集まる背景

近年日本企業がRPAに注目している背景には、以下の点があげられます。

・労働人口減少で働き手が足りない企業の課題を解消させるため
・業務改善(働き方改革)で残業を減らし、従業員の働く環境を整備するため
・競合他社に打ち勝つために、かかる費用を削減し生産性を向上させるため

RPAでできること

企業では、定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する多くの業務を人がこなしています。
RPAでできることは、こうした手作業をロボットで自動化することです。
具体的に以下のような作業を自動化します。

書類の自動作成

複数のデータベースから情報を引き出して書類を作成する定型的な書類の自動作成にRPAツールは適しています。
たとえば、金融機関に税務署から定期的に提出が求められる税務調査などにRPAツールが有効活用されています。

データの登録・転記作業

データの登録・転記作業は、業務のさまざまな場面で発生し、時間のかかる単純な事務作業です。
ここでもRPAツールが有効に活用できます。
たとえば、情報管理のために人が実施していた契約書からエクセルシートへの入力をRPAツールによって自動化した事例があります。

さまざまなシステムとの連携

RPAツールは、業務で使用しているさまざまなシステムと連携する作業に最適です。
たとえば、企業で導入しているERP(基幹業務システム)やSFA(営業支援システム)と連携して業務に必要なデータをスピーディーに活用し作業を実行します。

チャットボットとの連携

RPAツールとチャットボットとの連携もすすんでいます。
たとえば資料を見れば回答できる問い合わせであれば、RPAツールが検索して回答を探し出すことが可能です。
そこでチャットボットと連携させれば、RPAツールが検索した回答を返すことができるわけです。

関連記事:RPA導入の効果は?メリットや具体的な効果測定方法について解説

RPAと他技術との違い

RPAとよく比較されるのが「AI」と「マクロ」です。

RPAとAIの違いは?

AIとは「Artificial Intelligence(アーティフィシャル・インテリジェンス)」の略で、人間の「頭脳」の代わりとなる人工知能を搭載し、繰り返し学習することで識別能力を発達(自己学習機能)させ、業務判断をすることができます。

つまりRPAとAIの違いは業務を処理できる範囲として以下の点に要約できます。

・RPAは指示・ルール化された業務の処理が可能
・AIは指示された業務を自分で判断(学習能力あり)して処理が可能

導入を検討する業務の内容や目的によって、RPAとAIのどちらが適しているかが決まってきます。
AIは、RPAに比べると高価なものです。予算による選別も必要となるでしょう。また、RPAとAIを最適に組み合わせて活用するとさらに業務を効率化できます。

RPAとマクロの違いは?

マクロもコンピュータの操作を自動化する機能ですが、RPAと比べると自動化できる範囲が狭くなります。
具体的には、RPAは基本的にパソコン内でおこなうすべての操作を自動化できるのに対して、マクロはOfficeアプリケーション内の操作に限定されます。

また、マクロを取扱うためにはプログラミングに関するスキルと知識が必要となりますが、RPAはマクロほど高いスキルと知識がなくても取り扱うことが可能です。

RPAのメリット

RPAのメリットは次の3点です。

ロボットが人のかわりに作業する

RPAを導入することで、従来人がおこなっていた業務をロボットが作業することになります。その結果、日本企業の課題である人手不足の解決策として有効です。

業務処理が高速で正確

ロボットは、定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する業務において、一般的に人よりも業務処理が高速で正確です。
また、作業内容が記録されることで、コンプライアンス面でも優れています。

イノベーションが生まれる

RPAによって自動化されることで、従業員は大量な事務作業などから解放され、ストレスが減り、生まれた時間をロボットでは対応できないクリエイティブな分野にさくことができるようになります。

従業員のクリエイティブな発想から、現代の企業経営に最重要とされるイノベーションが生まれてきます。

RPAの導入事例

RPAの導入事例としては以下の4つがあげられます。

さまざまな事務作業現場

RPAの導入事例でもっとも多くみられるのが、いわゆる事務作業です。
企業では、定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する多くの事務作業を人がこなしています。
そのような事務作業にロボットで自動化するRPAは適しています。

たとえば、ある大手都市銀行で20種類の事務作業にRPAツールを導入しました。
その結果年間で8,000時間もの事務処理作業を削減することに成功しました。企業だけでなく国や地方自治体も、多くの事務作業を抱えています。
RPAを積極的に取り入れている自治体の中には、事務作業時間を50%以上削減した成功事例もみられます。

マーケティング部署での導入事例

マーケティングに必要な情報の収集などは、RPA活用が効果的です。
インターネットを使った収集、検索などの情報収集作業ばかりでなく、人が作成した情報の発信などの作業にもRPAが有効に活用されています。

営業部署での導入事例

営業部署においても、受注、伝票管理、交通費精算、領収書管理、顧客とのやりとりなどさまざまな定型的な事務作業が発生します。
こうした事務作業にRPAを活用することで、人がおこなっていた事務作業量が大幅に削減されています。

コールセンター部署での導入事例

コールセンターでは実際にお客様に対応する以外の記録や集計作業に多くの時間が費やされています。
記録や集計作業にRPAを活用することで、コールセンターの機能を向上させることができます。
また、顧客データの抽出やチェックにも活用されています。

関連記事:企業の生産性を高めるRPAとは? RPA導入のメリットや活用事例について解説!

RPAの導入方法

RPA導入手順方法は以下の5ステップとなります。

ステップ①:業務の棚卸

はじめに、業務の棚卸を行います。現在どんな業務を人がおこなっているのかを、業務フローと作業量を棚卸し見える化していきます。

つぎに、現在人がおこなっている業務を「定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する業務に適した定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する業務」という観点で分析していきます。

課題や問題点、生産性向上のための効果などの基準を設けて、どの業務にRPAを導入していくべきか、優先順位を決めていきます。

RPA導入候補の業務については、実際に業務量や時間を測定して数値化していきます。

ステップ②:RPA導入業務を決定する

RPA導入候補の業務の中から、下記の基準などをもとにPRA導入業務を決定します。

・実際に業務量や時間を測定して数値化した定量的な数値データ
・数値では表せない定性的な効果
・PRA導入にかかるコスト

ステップ③:RPAツールを選定する

導入業務が決まったら、自動化に最適なRPAツールを探します。
使いやすさ、日本語対応、サポート、費用など、自社のニーズに合わせて、数社候補を選別していきましょう。

RPAツールには、無料のツールと有料のツールがあります。また、有料ツールの多くが、期間限定で無料のお試しプランを用意しています。

見積りの段階で、無料ツールやお試しプランを活用して、実際に操作テストをするのが良い方法です。

操作テストのデータや見積りなどによって、最終的にRPAツールを決定します。

ステップ④:スモールスタートする

RPAにはさまざまな機能がありますが、スタートは基本的な機能を使用してスモールスタートをおこない、アジャイルに進行させ、効果を見ながら、次のアクションをしていくようにしましょう。

たとえば、一部の事業所でテスト導入を行い、効果測定の結果をみて、全事業所への導入をスタートするといった方法です。

スモールスタートをすることで、大規模なシステムエラーを未然に防ぎ、RPA全体の効果予測をたてることができます。

ステップ⑤:改善後本格導入をスタートする

スモールスタートで判明した改善点を修正し、効果を考慮しながら、本格導入をスタートします。

スタート後も効果を測定し、PDCAを回していきます。

おすすめの無料RPAツール3選

無料RPAツール比較表

Power Automate Desktop

Power Automate Desktopは、Microsoft が提案するRPAツールのひとつです。
PCのデスクトップ上でおこなっている日常的な作業操作を自動化するツールで、Windows10、11で利用できます。
2021年3月から無償提供が開始され、Microsoftのサイトから無償版がダウンロードできます。

Power Automate Desktopは、ユーザーが使いやすいインターフェースを使って、簡単に自動化を進めることができます。
また、デスクトップとWebで実行した作業を記録していくため、リアルタイムで活用できます。

企業サイト:
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/desktop/

Automation Anywhere Community Edition

Automation Anywhere Community Editionは、グローバルに展開するアメリカのRPA企業であるAutomation Anywhere社が提案する無料のRPAプランです。

Automation Anywhere Community Editionのメリットのひとつに利用期間が定められてない点があります。

機能面でも優れており、クラウドサーバーにアクセスして、ロボットを活用するAutomation AnywhereのRPA機能をほぼフルに使えます。

企業サイト:
https://www.automationanywhere.com/jp/

マクロマン

マクロマンはコクー株式会社が提供する国産のRPAツールです。
多くのRPAツールが無料プランと機能をバージョンアップさせた有料プランを併せ持ちますが、マクロマンは、有料プランはなくRPAの機能制限なしで、すべての機能を使用できます。

マクロマンに適した業務には、データ入力、データ集積と分析、データ照合、メール受信・送信、情報検索などがあります。

マクロマンの操作方法は、ビギナー用からステップアップしていくチュートリアルや、Q&A、ユーザーコミュニティサイトなどが活用できます。

ユーザーがPRAの運用や開発に、社内でリソースや時間が手配できない場合、マクロマンには「RPA女子」というサポートがあります。
RPA女子では、電話・メール・チェットなどを使ったリモートでのサポートから、日単位でのスポット派遣、常駐派遣でのフルサポートまで、ニーズに合わせてプラン(有料)が提案されています。

企業サイト
https://www.macroman.jp/?hsLang=en

おすすめの有料RPAツール3選

有料RPAツール比較表

WinActor

WinActorは、NTTアドバンステクノロジ株式会社が開発した国産のRPAツールで、国内シェアNo.1となっています。
NTTグループで長年導入実績があるため、日本企業に活用できる技術とノウハウの蓄積がある点が特徴です。

Windowsで操作する多種のアプリケーションやシステムに連携できるため、企業がおこなっている業務を幅広く自動化することが可能です。

WinActorは、プログラミングの必要がなく、専門的な知識がなくても操作することができます。また、国産のRPAツールのため、完全に日本語対応のツールである点も選ばれる理由でしょう。

日本全国で技術サポートが整っており、eラーニング講座やRPA技術者検定など、ユーザー向けのスキルアップ提案も充実しています。

企業サイト:
https://winactor.com/

BluePrism

BluePrismは、15年以上の実績があるRPAツールで、優れた運用管理機能、監査機能、セキュリティ機能がグローバルで評価されています。

たとえば、高度なセキュリティ機能は、PCI DSS などの規格を満たしており、金融機関や医療機関などで利用されています。

全社統括管理RPAであり、各事業部門で使用しているロボットを一元管理できます。
汎用性にすぐれ、各事業部門で異なるシステムやアプリケーションを使用しているケースでも対応できます。

BluePrismの費用は、本番環境で実行中のロボットのみ課金されるため、開発者の人数や介達環境・テスト環境のロボットも課金対象となる他のツールと比べるとコストを抑えられる可能性があります。

企業サイト:
https://www.blueprism.com/japan/

BizRobo!

BizRobo!は、RPAテクノロジーズ株式会社が開発したRPAです。RPAテクノロジーズは、10年以上の実績があり、ノウハウやナレッジを蓄積しています。導入実績は2,200社と多く、広く支持されています。

また、ロボットやユーザーを一元管理でき、開発環境はインストール数に制限がないので、大規模な活用が可能となります。

BizRobo!には、RPAの導入規模やニーズに合わせて、まずはPCを使って小規模からスタートするときに適した「BizRobo! mini」、部署・チームで始めたいときに適した「BizRobo! Lite」、全社で利用したいときに適した「BizRobo! Basic」の3種類の製品があり、さらにBizRobo! Basicのクラウド版である「BizRobo! DX Cloud」が提案されています。

サービス面も充実しており、日本国内に7つの拠点をもち、全国で200社以上のパートナー企業を有しています。

企業サイト:
https://rpa-technologies.com/

RPAの基礎知識を知るには?

RPAの基礎知識を知るには以下の4つの方法があります。

本で学習する

RPA市場の拡大によってRPAに関する本が数多く出版されていますので、基礎知識を得るために本で学習するのは良い方法です。
入門書的な本を選べば、WEBサイトなどの情報と比較して、体系的に基礎知識を得ることができます。

セミナーに参加する

RPAを提案している企業の中には、RPA導入を検討中の企業担当者向けに、RPAの概要や導入のポイント、ハンズオン形式での操作実習などがおこなえるセミナーを実施している企業があります。

また、インターネットで検索するとRPAに関連した講習会やセミナーが多数見つかりますので、内容を確認して興味のあるイベントに参加するとよいでしょう。

製品サポートを活用する

すでに職場でRPAを導入している場合は、導入しているRPAサービスの製品サポートを活用するのもよい方法です。

RPAサービス企業の中には、RPAの基礎知識から実践的なスキルまで、広範囲にわたる教育研修を用意しているケースがあります。トレーニングセンターやオンライン学習など、複数の研修方法を提案している企業もありますので、従業員のスキルアップのために積極的に活用すべきでしょう。

たとえば、前述のおすすめのRPRツールで紹介した「winactor」では、無料講座と有料講座のeラーニング講座が用意されています。
関連記事:あなたの会社の成長を後押しするHRテックとは?AIとRPAがもたらす生産性向上

RPAについて:まとめ

RPAによって、本来従業員が行っていた定例的なルーティンワークやパソコンのみで完結する業務を自動化することで、人材不足を解決し、業務の効率化を図ることができます。
RPAは多くの企業で導入され、今後も拡大していくでしょう。
今回紹介した導入手順やお勧めのRPAツールの特徴を参考に自社に合ったRPAを検討してみてはいかがでしょうか。

【著者プロフィール】
「ラーニング・イノベーションLABO」編集部
人事領域において人材開発やDX・ITにおけるクリティカルな情報をお届けします。
また、人事担当者の方々が日々抱える人材育成、人材開発における課題を整理し解決していくメディアを目指しています。
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