年末調整は進化したHRテックを活用!人事担当者の負担を削減するHRテックとは

2020.08.20 
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年末調整は進化したHRテックを活用!人事担当者の負担を削減するHRテックとは

人事関連業務に最先端のテクノロジーを導入するHRテックの取り組みが日本企業で注目されている。
この記事では、多岐にわたる人事関連業務の中からHRテックの効果が期待できる年末調整業務に焦点を当てて解説する。

目次

年末調整にHRテックが必要な理由とメリット

これまでの年末調整では、従業員は手書きで申請書類を作成するため、人事では保険料控除や配偶者(特別)控除の控除額の検算が必要であった。
その他にも控除証明書等のチェックや従業員からの問い合わせに対する対応など、年末調整業務の人事の負担は非常に大きかった。
しかし、年末調整を電子化できるHRテックを導入することにより、業務の大幅な効率化を図ることができ、人事の生産性は向上するだろう。

またHRテック導入は人事だけでなく、従業員にとってもメリットがある。

【人事のメリット】

・保険料控除や配偶者(特別)控除の控除額の検算が不要
従業員が、HRテックの控除額の自動計算機能を利用して保険料控除申告書や配偶者控除等申告書を作成することにより、控除額の検算事務が不要となる。

・控除証明書等のチェックが不要
従業員が保険料控除申告書の作成の際に控除証明書等データを利用することで、保険会社等の控除証明書等(書面)との突合作業が不要となる。

・従業員からの問合せ減少
HRテックの入力支援機能を利用することにより、従業員から人事への問合せが減少することが見込まれる。

・年末調整関係書類の保管コストの削減
従業員から提供されたデータを原本として保管するため、書類の保管が不要となる。

【従業員のメリット】

・控除額等の記入・手計算が不要
HRテックに必要な項目を入力又は控除証明書等データを取り込むことにより、配偶者(特別)控除や生命保険料控除の控除額を自動動計算できる。

・控除証明書等データを紛失しても再交付依頼が不要
控除証明書等(書面)を紛失した場合は、これまで保険会社等に再発行を依頼していましたが、データ取得の場合、誤ってデータを消去してしまったとしても、迅速に再取得することができる。

・勤務先からの問合せ減少
HRテックの入力支援機能を利用することにより誤りのない控除申告書が作成できるため、控除申告書の提出後、勤務先からの控除申告書の内容についての問合せが減少することが見込まれる。

参考:国税庁「令和2年分からの年末調整手続の電子化について

注目されている年末調整申告の「電子化」

企業を取り巻く環境変化の中で、大きな変化が起こっていることのひとつが、電子化の流れだ。
電子化は、企業だけの問題ではなく、今や日本の国をあげての重大な課題となっている。

税に関する手続き全般の国の窓口である国税庁では、各種税務手続の電子化をすすめている。
2020年には、申告書や、控除関係機関(保険会社・銀行等)から発行される控除証明書などが、オンラインで処理できるのではないかと考えられている。

HRテックとは

HRテックとは、HR(Human Resource)とテクノロジーを合わせた言葉で、その名のとおり、人事関連業務にテクノロジーを活用すること全般を指す。

具体的には、多岐にわたる人事関連業務に、最先端のテクノロジーであるクラウドやビッグデータ、AIなどを導入することなどがあげられる。

HRテック導入の現状

HR総研のデータ『「HRテクノロジーに関する調査」2019年3月』によると、HRテックを「導入している」と回答した企業は、わずか11%だった。
現状では、人事関連業務の実務にHRテックを使用している企業は1割程度しかいない。

一方で、「検討中」と回答した企業は43%にのぼり、多くの企業が人事関連業務の実務にHRテックの採用を考えていることがわかる。

先述の調査では、企業が「HRテックを導入する目的は何か?」という点についても調査している。回答上位は以下の通り。
・「定型業務量の削減」(57%)
・「従業員情報の一元管理」(47%)
・「作業コストの削減」(43%)

さらに、「達成された目的は何か」というアンケートの回答上位は以下の通り。
・達成された目的はない(36%)
・「定型業務量の削減」(29%)
・「作業コストの削減」(24%)
・「従業員情報の一元管理」(21%)

達成された目的はない(36%)がトップとなっているが、企業のフリーコメントには「まだ一部分しか導入できていないので、達成できたものはない」という回答があり、HRテックを導入して間もないため、効果の測定ができていない企業が多いことが理由のようだ。

調査結果からは、すでに人事関連業務の実務にHRテックを使用している企業は効果を感じ始めていることがわかる。

出典:ProFuture株式会社/HR総研「HR総研:「HRテクノロジーに関する調査」結果報告

HRテックならペーパーレスで年末調整ができる

国税庁をはじめ、企業の業務と関連する省庁では手続きの電子化が進んでいる。

人事の年末調整業務に関してみると、令和2年10月以降、電子化により紙での書類作成の必要がなくなる。。

具体的には、所轄の税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を申請して、HRテックを導入し、ペーパーレス化が可能となる。
各種申告書類をペーパーでプリントする業務などをすることなく、オンラインで年末調整業務を行うことができるようになるのだ。

年末調整をサポートするHRテックの選び方

企業が人事関連業務にHRテックの導入を検討する際には、HRテック専門企業のソリューションが重要なポイントになる。
HRテック専門企業によって、さまざまなソリューションを提案しているので、自社が必要とする内容のものを選ぶ必要がある。

HRテックを選ぶ際には、
・従業員が利用しやすいシステム・操作画面
・従業員からの提出状況や内容のチェックのしやすさ
・既存のシステムがある場合は、システムとの連携・インポートなど
・自社のセキュリティ規定への対応
・外国人従業員のための多言語対応
などがポイントとなる。

まとめ

国税庁では、各種税務手続の電子化をすすめており、2020年には申告書や控除関係機関(保険会社・銀行等)から発行される控除証明書などが、オンラインで処理できるのではないかと考えられている。

HRテックを活用することでオンライン処理を可能にできるだろう。
さらにHRテック専門企業のソリューションの中でもクラウド型人事労務ソフトなら、オールペーパーレスで完結させることも可能だ。

HRテックを導入により、年末調整業務は大幅に効率化を図ることができ、人事の生産性は向上するだろう。
人事・従業員双方にメリットがあるHRテックの利用を検討してはいかがだろうか。

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参考リンク

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