生産性向上の次の一手はRPA!人事業務におけるRPA活用事例をご紹介

2020.06.15 
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生産性向上の次の一手はRPA!人事業務におけるRPA活用事例をご紹介

人手不足が大きな課題となっている現代の企業経営において、生産性をあげる手段としてRPA(Robotics Process Automation)が注目を集めている。
定型業務をRPAに任せることによって、従業員は課題や改善などの思考・判断が伴う業務に時間をあてられ、生産性向上に貢献できる。

今回は、RPAをテーマに人事業務における活用事例を紹介しながら解説する。

目次

生産性向上の観点で注目されているRPA

RPA(Robotic Process Automation)とは、これまで人間にしかできないと想定されていた作業を、ルールエンジンやAI、機械学習等を含む認知技術を活用したソフトウェアが人間に代わって実施する取り組みのことだ。

RPAは、人間が行ってきた作業を代わりに実行できるため、2025年までに世界中の知的労働者が行っている仕事の3分の1、つまり人数として1億人以上の業務を代替するのではないかといわれている。

しかし、今のところ人間のように思考・判断が伴う業務に対しては実務として利用されておらず、RPAへの代行・代替は定型業務の自動化がメインとなっているのが実情である。

RPAの導入メリット

RPAの導入メリットとして、次の6点が挙げられる。

〇24時間365日の断続的な稼働
〇人件費のコスト削減
〇業務処理のスピードアップ(大量のデータ入力や処理を早く完了させる)
〇ミスのない精確な業務の遂行
〇業務担当者の変更等による引継ぎ・教育時間削減

人事業務にRPA導入が拡大する背景

労働人口減少という深刻な社会構造の変化の中で、企業の成長のためには、これまで以上の生産性向上が必須といえる。

政府が主体となって推進している「働き方改革」では長時間労働の抑制や多様な働き方の受け入れなど、多岐にわたる取り組みが企業に求められている。

生産性の向上や働き方改革は、「人」の働き方の変化がポイントになり、それを支える人事や労務管理業務そのものも効率化が強く求められるのだ。

人事業務でのRPA活用事例

人事部門は企業の中で非常に多忙な部門の1つであるが、その中の定型作業を人間に代わってRPAに代行させることができれば、人事部門の生産性向上が実現すると想定できる。

人事や労務管理の業務は、多種多様な手続きなどの大量のデータ入力や処理を必要とする。
たとえば、従業員の流動性が高まることで大量に発生する入退社や異動などの情報管理業務によって、年間の多くの業務時間と人材を費やしている。

そんな人事業務の現状を解決するRPA活用事例を、主要3業務について紹介する。

●採用業務

採用関連業務においては、面接官による面接以外すべての業務にRPAが採用できる。

採用候補者の管理、採用試験関連、求職者への各種連絡、スケジュール管理など、人事担当者がパソコンなどのツールを使って行っていた定型業務について、RPAが活用できる。
例えば、自社サイトや大手採用サイトなど、さまざまな募集媒体からの応募者のデータを人事担当者が手作業で行っている場合、毎月何時間もかかり、情報入力漏れなどの不備も起こりやすい。

RPAを活用することで応募者のデータを採用管理システムに自動で取り込むことができ、業務処理のスピードアップ、精確な業務の遂行が可能になる。人事担当者は新たに創出できた時間を、採用戦略の企画・実践に充てることができる。

●勤怠業務

勤怠業務は、人事の定型業務の代表的な項目であり、高い割合でRPA活用が進んでいる。
ただし、単純な勤怠管理システムとしてのみ活用しているケースが目立ち、総合的なシステム活用には至っていない企業が多いのが現状だ。

例えば、従業員の勤怠管理データを給与システムに連携させることで、精確でスピーディーな給与計算が可能になり、給与明細書の作成・給与振り込みまで自動化が可能だ。
同様に他の管理システムとの連携で、年次有給休暇付与・社会保険料の改定通知・昇給通知も可能となる。

また、従業員一人ひとりの労働時間をチェックし、一定時間以上労働をしている従業員や上司に対して注意勧告メールを自動で送信するRPAの活用で、働き方改革の長時間労働の是正にもつながる。

●報管理業務

人事関連部門が保有している情報管理にRPAを活用することは、非常に有効だ。
従業員の個人情報を例にとっても、入退社に伴う情報の入出や、住所、家族構成の変更など、大量の定型業務作業が発生する。

例えば、業務が繁忙する傾向にある入社時の業務平準化の効果も期待できる。
具体的には、従業員が提出する個人情報の申請書類の不備の確認の自動化や、個人情報のマスターデータからの勤怠・給与システムなどへの転記作業の自動化などがある。

また、住所変更があった場合には、交通費や各種書類など連動して変更しなければならないものを一斉に変更できる。また定期区間の申請が適正かどうかの確認も自動で可能だ。

このように情報管理業務においては、RPAの活用によって大きな効果が得られるだろう。

まとめ

RPA(Robotic Process Automation)は、これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を、人間に代わって実施できる。
人手不足が大きな課題となっている現代の企業経営の環境下で、生産力あげる手段として注目を集めている

「働き方改革」では「人」の働き方の変化がポイントだが、それを支える人事や労務管理業務そのものも効率化が強く求められている。
定型作業を人間に代わってRPAに代行させることで、思考・判断が伴う戦略的な業務に時間を割くことができ、人事部門の生産性向上が実現できるだろう。

参考リンク

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