人事業務は内製化?アウトソーシング(外部委託)?メリット比較で考える人事課題の解決法

2018.11.22 
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人事業務を内製化すべきか、それともアウトソーシング(外部委託)すべきかを悩んでいる会社は多い。
では、人事業務の内製化とアウトソーシングには、それぞれどのようなメリット・デメリットがあるのか。ここでは、人事部が抱える問題とともに、解説していく。

人事が抱える具体的な業務の問題例

まず主な人事業務として以下があげられる。

給与計算、採用、社員研修、人事制度策定、人事管理(人事異動や出向、休職・復職・退職、マイナンバー管理)、人事情報システム構築

では、これらの業務をするにあたって人事部は具体的にどのような問題を抱えているのか。
以下、弊社のクライアントが抱えていた課題を具体例として挙げる。

・給与明細や就業管理を紙で運用。人事部の負担が大きい。
・人事業務を複数のシステムで運用しているため、業務効率が悪い。
・正社員とパート・アルバイト従業員は給与体系が大きく異なり別々のシステムを使わないと運用できない。
・頻繁に制度の改正が行われるため、システムの複雑化や肥大化、陳腐化が進み従来の人事業務に支障をきたした。
・企業自体の規模が大きい上に給与体系も細分化されており管理業務の負担が大きい。
・人事システム関係に詳しい人材がおらず、システム自体が構築できない。

これらの問題を解決する手段として、人事業務を内製化する方法とアウトソーシングする方法がある。ここでは、それぞれのメリットを解説しよう。

人事部の業務を内製化するメリット

1.コストの削減が期待できる
人事部の業務を内製化する場合、当然今までと同じ人件費で人事業務を実行できるので、余分なコストをかけずに済む。特に専門性の高い業務の場合、自社の人事制度をよく理解している社内担当者によって内製化する方がコストパフォーマンスは高い傾向にある。

2.ノウハウが蓄積する
社内の人材が人事業務を行うことで自社にノウハウが蓄積されていく。また社内で運用するため、そのノウハウの流出も発生しづらい。

3.改修・修正のスピードが速い
たとえば社内で人事システムを運用している場合、システムに不具合が発生したとしても、社内の担当者に連絡すればすぐに対応してもらうことができる。業務内容などに変更が生じた場合も、すぐに改修・修正が可能である。

人事業務をアウトソーシングするメリット

・コア業務に集中できる
人事業務をアウトソーシングすることで、コア業務に集中できる。特に従業員数の少ない会社の場合、人事のコア業務事業である人材活用や、そのための設計等に割ける人員が増えると、効率がよくなる可能性が高い。

・コスト削減になる
人事業務の経験者がいない場合、未経験者を教育しなくてはならない。一から専門家を育てるとなると多額の費用と時間がかかるが、アウトソーシングは低コストで専門家のノウハウを活用できる。

・リスクの分散
法改正などに伴う業務変更などの情報を人事部がキャッチできていなかった場合、法令違反となりかねない。アウトソーシングの場合、そのリスクを回避できるという点で安心度が高い。

・人材不足の解消
人的余裕がなかったり、社内に専門家がいなかったりしても、アウトソーシングであれば人事業務を行える。

・担当者が異動・退職してもシステムを稼働し続けられる
ある社員が一人で人事業務を請け負っていた場合、その社員が退職してしまったら、ノウハウがなくなってしまうリスクがある。しかしアウトソーシングすればそのリスクを事前に回避できる。

アウトソーシングする際のポイント

1.多くの会社に導入実績のある企業を選ぶ(専門性)
人事業務において正確性はもちろんのこと、社会保険やマイナンバー管理など専門的でかつ業務の範囲が広い法律に対応する必要性もある。すでに導入実績のある会社は、そのような知識・ノウハウも豊富で、イージーミスや法的不備などを起こす可能性が低く、安心して依頼できる。

2.料金
額面だけで選択するのではなく自社にとって「何が必要で何が必要でないか」を考えたうえで、適切な金額でサービスを提供している業者を選ぶ。

3.周辺システムとの連携
勤怠、会計、ワークフロー等の周辺システムと連携した運用も可能かどうか。

業務をサポートする人事ソリューション

では、上記のポイントをおさえた人事ソリューションはあるのか?
まずは内製化する際の一つの選択肢として、弊社が開発した、人事統合システム“ADPS”を紹介したい。

ADPSは、人事、給与、申請、就業管理からマイナンバー管理まで、高度なセキュリティのもと人事業務をトータルにサポートし、各種データのスムーズな連携を実現。コストを抑えた効率的なシステム運用が可能だ。
また、人材育成/活用には、人財活用支援システム「iTICE」ともシームレスな連携が可能。さらにアウトソーシングを考える場合には、給与計算や年末調整等の定型業務のアウトソーシング(BPO)サービスと併せることで、戦略人事への変革をトータルでサポートすることができる。
今後は、RPA(定型業務効率化)やAI等の最新技術を取り入れた製品ラインナップを展開することで、人事業務をさらにサポートしていく見込みだ。
ご興味のある方はぜひ一度製品ページをご覧いただきたい。

人事統合システム“ADPS”製品ページはこちらから

まとめ

・人事部の主な業務内容は、給与計算、採用、社員研修、人事制度策定、人事管理(人事異動や出向、休職・復職・退職、マイナンバー管理)、人事情報システム構築など

・人事部の業務を内製化するメリットとして「コストの削減」「ノウハウの蓄積」「改修・修正スピードの速さ」が挙げられる。

・人事部の業務をアウトソーシングするメリットとしては「コア業務に集中できる」「コストの削減」「リスクの分散」「人材不足の解消」「担当者が異動・退職してもシステムを稼働し続けられる」が挙げられる。

参考リンク

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