長時間労働の是正、残業時間の上限規制などが世間で取り沙汰されているが、これまで慣例・習慣となっていたものを変えるということは存外難しいものである。そう簡単に「効率がよく、生産性の高い働き方」にシフトする、とはいかないだろう。では、どうすればよいのか。
「長時間労働が前提の働き方」を変えるためには

時間の質の観点から、見直しを。

 ありそうでない、なさそうである時間をどう確保するか。
 自分の仕事を時間の質の観点から、緊急性の軸と重要性の軸で4分類して時間の見直しをする方法がある。これは、リーダー研修必須の作業である。

 以前のコラムでも紹介したが、4分類とは
(1)緊急・重要性とも高いゾーン:火消しの時間…火の粉をはらうのに精いっぱい
(2)緊急だがさほど重要ではないゾーン:おつきあいの時間…電話やメールの返事
(3)さほど緊急でもさほど重要でもないゾーン:ひまつぶしの時間…不要書類の廃棄など
(4)重要だがさほど緊急でもないゾーン:準備・計画、投資の時間…月間計画作成、読書、研修、スタッフとの勉強会など



 (4)の時間が多いリーダーは、継続的に業績を上げられる可能性を持っているリーダーと言えるだろう。

 このように忙しさの整理整頓をし、やるべきことを決めるのが肝心である。勉強会や読書など、投資の時間を実行するには、“あらかじめ”予定に一つひとつの作業を組み込む必要がある。そうやって予定立てた項目は「目標」になり、達成した時は充実感に変わる。

 行動の原則はシンプルだ。
1.ぐずぐずせずにさっさとやってしまう
2.横道にそれない
3.さぼらない
4.いい加減にやらない
 このシンプルな4つの“DO”を続けることこそ、時間の効率化にむけた最大の近道といえるだろう。

具体的なイメージをもって行動計画をたてる

 さて、前述の「予定に一つひとつの作業を組み込む」ために重要なのは、行動計画の具体的なイメージを作ることだ。イメージが浮かぶほどの計画でないと実行は難しい。「計画はイメージであり、イメージが人の行動を支配する」、とジェームズ・マッケイは言っている。二つの事例をあげる。

 一つは、映画監督、黒澤明氏の絵コンテである。
 絵コンテとは、映画におけるいわゆる計画書、設計書のようなものである。黒澤氏はこの絵コンテで各場面を非常に細かく表現していた。絵コンテという準備を綿密にやることでロケ撮影にかかる膨大な費用や時間、労力を節約できるのだ。
 もう一つは、指揮者、小澤征爾氏のイメージトレーニングである。彼は朝4時には起きて、その日に演奏する曲のスコアを拡げ、手を振りながら、曲のイメージを確認するのである。これにより、彼の脳内で音を確認していた。

 いかがだろうか。巨匠と謳われる両氏の事例のように、私たちも日々の業務にあたって詳細かつ具体的なイメージをもって臨む、という習慣を身に着けたいものである。

 仕事も生活も両輪で手抜きなく行わなければ、どちらか一方に偏っては転倒するのが道理である。絶対に譲れない睡眠時間は削らない、水曜日は子供と一緒にお風呂に入る、専門書を読むなど、プライベートも含めた詳細な行動計画をイメージし、具体的にスケジュールに落とし込んでいく。
ポジティブに「できる・したい」を行動に移すことが必要だ。

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